Rechnungen schreiben ohne Word und Excel: Vorteile eines Online-Rechnungsprogramms

Viele Selbstständige beginnen ihre Rechnungsstellung mit Word oder Excel. Für die ersten Aufträge wirkt das zunächst ausreichend: Eine Vorlage wird erstellt, Kundendaten werden eingetragen und die fertige Rechnung anschließend als PDF verschickt.

Mit steigender Zahl an Kunden und Rechnungen wird dieses Verfahren jedoch schnell unübersichtlich. Rechnungsnummern müssen manuell kontrolliert, Zahlungseingänge separat geprüft und offene Forderungen in zusätzlichen Listen verwaltet werden.

Ein Online-Rechnungsprogramm verbindet diese Arbeitsschritte in einer zentralen Anwendung. Kundendaten, Angebote, Rechnungen, Zahlungen und Mahnungen lassen sich dadurch wesentlich strukturierter verwalten.

Darf man Rechnungen mit Word oder Excel schreiben?

Grundsätzlich können Rechnungen auch mit Word oder Excel erstellt werden, sofern sie alle erforderlichen Angaben enthalten und ordnungsgemäß verarbeitet sowie aufbewahrt werden.

Das eigentliche Problem liegt daher nicht allein im verwendeten Programm, sondern in den manuellen Abläufen.

Bei selbst erstellten Vorlagen müssen Nutzer unter anderem darauf achten:

• fortlaufende Rechnungsnummern korrekt zu vergeben
• Pflichtangaben vollständig einzutragen
• Steuersätze und Beträge richtig zu berechnen
• Änderungen nachvollziehbar zu dokumentieren
• Rechnungen ordnungsgemäß zu archivieren
• offene Zahlungen separat zu kontrollieren

Mit wenigen Rechnungen lässt sich das noch bewältigen. Bei regelmäßigem Geschäftsbetrieb steigt jedoch das Fehlerrisiko.

Warum werden Word- und Excel-Rechnungen schnell unübersichtlich?

Word und Excel sind allgemeine Büroprogramme. Sie wurden nicht speziell für Rechnungsstellung, Zahlungsüberwachung und Buchhaltung entwickelt.

Deshalb müssen viele Arbeitsschritte manuell organisiert werden:

• Vorlagen kopieren
• Rechnungsnummern anpassen
• Kundendaten erneut eingeben
• Artikel und Leistungen eintragen
• Steuern berechnen
• Dateien eindeutig benennen
• PDF-Dokumente erzeugen
• Zahlungseingänge kontrollieren
• offene Rechnungen in einer Liste nachhalten

Je mehr Dokumente entstehen, desto größer wird die Gefahr von Doppelnummern, Tippfehlern oder veralteten Kundendaten.

Was ist ein Online-Rechnungsprogramm?

Ein Online-Rechnungsprogramm ist eine browserbasierte Software für die Erstellung und Verwaltung kaufmännischer Dokumente.

Je nach Funktionsumfang können damit unter anderem folgende Dokumente erstellt werden:

• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Rechnungen
• E-Rechnungen
• Gutschriften
• Zahlungserinnerungen
• Mahnungen

Die Daten werden zentral gespeichert und können für weitere Vorgänge wiederverwendet werden.

Kundendaten nur einmal erfassen

Bei Word- und Excel-Vorlagen werden Kundendaten häufig bei jedem neuen Dokument erneut eingetragen oder aus älteren Dateien kopiert.

In einem Online-Rechnungsprogramm wird der Kunde einmal angelegt. Anschrift, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse und Zahlungsbedingungen stehen anschließend für neue Angebote und Rechnungen zur Verfügung.

Das spart Zeit und reduziert das Risiko unterschiedlicher Schreibweisen oder veralteter Angaben.

Fortlaufende Rechnungsnummern automatisch vergeben

Rechnungsnummern müssen eindeutig und nachvollziehbar sein. Bei manuellen Vorlagen muss der Nutzer selbst kontrollieren, welche Nummer zuletzt verwendet wurde.

Ein Rechnungsprogramm kann die nächste Rechnungsnummer automatisch erzeugen.

Dadurch sinkt das Risiko von:

• doppelten Rechnungsnummern
• übersprungenen Nummern
• falsch benannten Dateien
• unterschiedlichen Nummernkreisen

Die automatische Vergabe erleichtert besonders bei vielen Rechnungen die Organisation.

Pflichtangaben in Vorlagen hinterlegen

Eine Rechnung muss verschiedene Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören abhängig vom Einzelfall beispielsweise Unternehmensdaten, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Steuerangaben und Zahlungsbedingungen.

In einem Rechnungsprogramm können viele dieser Informationen dauerhaft hinterlegt werden.

Bei jeder neuen Rechnung werden sie automatisch übernommen. Dadurch muss nicht bei jedem Dokument erneut geprüft werden, ob alle Grundangaben enthalten sind.

Preise und Steuern automatisch berechnen

Excel kann Berechnungen durchführen, setzt jedoch korrekt eingerichtete Formeln voraus. Werden Zellen versehentlich überschrieben oder Formeln falsch kopiert, können fehlerhafte Beträge entstehen.

Ein Rechnungsprogramm berechnet auf Grundlage der eingegebenen Positionen:

• Nettobeträge
• Rabatte
• Steuersätze
• Umsatzsteuerbeträge
• Bruttosummen

Der Nutzer muss weiterhin kontrollieren, ob Leistungen und Steuersätze richtig gewählt wurden. Die eigentliche Rechenarbeit übernimmt jedoch die Software.

Angebote direkt in Rechnungen umwandeln

Bei der Arbeit mit Word werden Angebote und Rechnungen häufig als getrennte Dateien erstellt. Leistungsbeschreibungen, Preise und Kundendaten müssen erneut übernommen werden.

Ein Online-Rechnungsprogramm kann ein angenommenes Angebot direkt in eine Rechnung umwandeln.

Dadurch bleiben folgende Angaben erhalten:

• Kundendaten
• Leistungspositionen
• Mengen
• Preise
• Rabatte
• Steuersätze

Das spart Zeit und verhindert Übertragungsfehler.

Wiederkehrende Rechnungen automatisieren

Viele Selbstständige stellen regelmäßig ähnliche Rechnungen, beispielsweise für Wartung, Betreuung, Hosting, Mitgliedschaften oder monatliche Dienstleistungen.

Bei Word oder Excel muss die vorhandene Datei kopiert und angepasst werden.

Ein Rechnungsprogramm kann wiederkehrende Rechnungen auf Grundlage gespeicherter Daten vorbereiten oder automatisch erstellen.

Dadurch wird die Abrechnung regelmäßiger Leistungen deutlich einfacher.

Rechnungen schneller versenden

Nach der Erstellung müssen Word- oder Excel-Dokumente meist erst in eine PDF-Datei umgewandelt, gespeichert und anschließend über das E-Mail-Programm verschickt werden.

In einem Online-Rechnungsprogramm können Rechnungen häufig direkt aus der Anwendung versendet werden.

Dadurch lassen sich:

• E-Mail-Adressen automatisch übernehmen
• vorbereitete Nachrichtentexte verwenden
• Dokumente direkt anhängen
• Versandzeitpunkte nachvollziehen

Der gesamte Prozess bleibt in einem System dokumentiert.

E-Rechnungen einfacher erstellen

Eine gewöhnliche PDF-Rechnung ist nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung. Für maschinenlesbare Rechnungsformate wird geeignete Software benötigt.

Ein modernes Rechnungsprogramm kann die eingegebenen Rechnungsdaten in einem passenden elektronischen Format erzeugen.

Der Nutzer muss den technischen Datensatz nicht selbst erstellen. Die Software generiert ihn im Hintergrund auf Grundlage der Rechnungsangaben.

Zahlungseingänge automatisch kontrollieren

Bei Word- und Excel-Rechnungen gibt es keine direkte Verbindung zum Bankkonto. Der Nutzer muss regelmäßig im Online-Banking prüfen, ob eine Rechnung bezahlt wurde.

Wird ein Geschäftskonto mit dem Rechnungsprogramm verbunden, können eingehende Zahlungen passenden Rechnungen zugeordnet werden.

Dadurch lässt sich schneller erkennen:

• welche Rechnung bezahlt wurde
• welche Forderung noch offen ist
• welche Zahlung nicht eindeutig zugeordnet werden kann
• welcher Kunde das Zahlungsziel überschritten hat

Die Rechnung kann nach der Zuordnung automatisch als bezahlt gekennzeichnet werden.

Offene Rechnungen zentral anzeigen

Bei manueller Rechnungsstellung wird häufig eine zusätzliche Excel-Liste geführt, um offene Forderungen zu überwachen.

Ein Rechnungsprogramm zeigt offene Rechnungen direkt in einer Übersicht an.

Typische Informationen sind:

• Kundenname
• Rechnungsnummer
• Rechnungsbetrag
• Fälligkeitsdatum
• Zahlungsstatus
• überfällige Tage

Dadurch muss nicht jede Datei einzeln geöffnet werden.

Zahlungserinnerungen und Mahnungen einfacher erstellen

Wird eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt, müssen die relevanten Angaben in einer Zahlungserinnerung oder Mahnung erneut genannt werden.

Bei einer zentralen Rechnungsverwaltung sind Kundendaten, Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungsziel bereits vorhanden.

Die Software kann daraus ein entsprechendes Dokument erstellen. Der Nutzer muss den Vorgang nur noch prüfen und versenden.

Rechnungen übersichtlich archivieren

Bei Word- und Excel-Dateien hängt die Ordnung vollständig von der selbst gewählten Ordnerstruktur ab.

Dateien können versehentlich:

• falsch benannt
• überschrieben
• verschoben
• mehrfach gespeichert
• gelöscht

Ein Rechnungsprogramm speichert die Dokumente zentral und ordnet sie den jeweiligen Kunden und Vorgängen zu.

Dadurch lassen sich Rechnungen später schneller wiederfinden.

Änderungen besser nachvollziehen

Eine bereits versendete Rechnung sollte nicht einfach überschrieben werden. Bei normalen Office-Dateien ist das technisch jedoch leicht möglich.

Ein spezialisiertes Rechnungsprogramm arbeitet mit festgelegten Dokumentenstatus und nachvollziehbaren Korrekturvorgängen.

Fehlerhafte Rechnungen können beispielsweise storniert oder durch ein neues Dokument korrigiert werden, ohne dass die ursprüngliche Datei unbemerkt verändert wird.

Verbindung mit der Buchhaltung

Der Vorteil eines Online-Rechnungsprogramms endet nicht beim Versand der Rechnung.

Ausgangsrechnungen können direkt in die laufende Buchhaltung übernommen werden. Zahlungseingänge lassen sich zuordnen und Umsätze stehen für Auswertungen zur Verfügung.

Dadurch entsteht ein durchgängiger Ablauf:

1. Kunde anlegen
2. Angebot erstellen
3. Rechnung erzeugen
4. Rechnung versenden
5. Zahlungseingang zuordnen
6. Vorgang in der Buchhaltung berücksichtigen

Doppelte Dateneingaben werden dadurch weitgehend vermieden.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater vereinfachen

Bei Word- und Excel-Rechnungen müssen Dokumente häufig einzeln gesammelt und an die Steuerkanzlei übergeben werden.

Ein Online-System kann Rechnungen, Belege und Zahlungsdaten strukturiert bereitstellen.

Je nach Software sind beispielsweise möglich:

• Steuerberaterzugang
• DATEV-Export
• Übergabe von Rechnungsdaten
• Bereitstellung digitaler Belege
• Export buchhalterischer Auswertungen

Der gewünschte Arbeitsablauf sollte mit der eigenen Steuerkanzlei abgestimmt werden.

Rechnungen auch unterwegs schreiben

Word- und Excel-Dateien sind auf dem Smartphone nur eingeschränkt komfortabel zu bearbeiten.

Viele Online-Rechnungsprogramme bieten eine mobile App oder eine für Smartphones optimierte Oberfläche.

Damit lassen sich je nach Funktionsumfang:

• Kunden anlegen
• Angebote vorbereiten
• Rechnungen erstellen
• Dokumente versenden
• Zahlungseingänge prüfen
• offene Forderungen kontrollieren

Das ist besonders für Handwerker, Berater und andere mobile Selbstständige hilfreich.

Welche Vorteile hat ein Online-Rechnungsprogramm?

• Kundendaten nur einmal erfassen
• automatische Rechnungsnummern
• hinterlegte Pflichtangaben
• automatische Berechnung von Beträgen und Steuern
• Angebote direkt in Rechnungen umwandeln
• wiederkehrende Rechnungen einfacher erstellen
• E-Rechnungen erzeugen
• Zahlungseingänge kontrollieren
• offene Forderungen zentral anzeigen
• Mahnungen schneller erstellen
• Dokumente geordnet archivieren
• Buchhaltung und Steuerberater anbinden

Welche Nachteile gibt es?

Ein Online-Rechnungsprogramm bietet viele Vorteile, ist aber nicht für jeden Nutzer automatisch die beste Lösung.

Mögliche Nachteile sind:

• monatliche oder jährliche Kosten
• Einarbeitung in eine neue Software
• Abhängigkeit vom gewählten Anbieter
• Internetverbindung für die Nutzung erforderlich
• unterschiedlicher Funktionsumfang je nach Tarif
• Daten müssen vor der Übernahme geprüft werden

Vor einer dauerhaften Entscheidung sollte deshalb eine Testphase genutzt werden.

Für wen lohnt sich der Wechsel?

Ein Online-Rechnungsprogramm lohnt sich besonders für Selbstständige und kleine Unternehmen, die regelmäßig Rechnungen erstellen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Freelancer
• Freiberufler
• Berater
• Dienstleister
• Handwerksbetriebe
• kleine Agenturen
• Onlinehändler
• kleine und mittlere Unternehmen

Je mehr Kunden, Rechnungen und Zahlungsvorgänge verwaltet werden müssen, desto größer wird der Vorteil einer zentralen Lösung.

Wann reichen Word und Excel noch aus?

Für einzelne Testrechnungen oder sehr seltene Abrechnungen können einfache Vorlagen unter Umständen ausreichen.

Der Nutzer muss dann jedoch selbst für korrekte Rechnungsnummern, vollständige Angaben, ordnungsgemäße Speicherung und Zahlungsüberwachung sorgen.

Sobald regelmäßig Rechnungen geschrieben werden, entsteht mit einem spezialisierten Programm meist ein deutlich übersichtlicherer Arbeitsablauf.

Worauf sollte man bei der Auswahl achten?

Vor der Auswahl eines Rechnungsprogramms sollten die benötigten Funktionen geprüft werden.

Wichtige Kriterien sind:

• Angebote und Rechnungen
• E-Rechnungsformate
• wiederkehrende Rechnungen
• Kundenverwaltung
• Bankanbindung
• Zahlungsabgleich
• Mahnwesen
• Belegverwaltung
• Buchhaltungsfunktionen
• DATEV-Export
• Steuerberaterzugang
• mobile App

Auch Bedienbarkeit, Datenschutz, Support und Kosten sollten berücksichtigt werden.

Lexware Office als Online-Rechnungsprogramm

Lexware Office verbindet Rechnungsstellung mit Kundenverwaltung, Banking und Buchhaltung.

Angebote können erstellt und in Rechnungen umgewandelt werden. Kundendaten stehen für neue Dokumente erneut zur Verfügung, Rechnungsnummern werden automatisch vergeben und Zahlungseingänge lassen sich mit offenen Forderungen verbinden.

Zusätzlich unterstützt Lexware Office je nach Tarif E-Rechnungen, Belegverwaltung, Mahnwesen, mobile Nutzung und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Fazit: Weniger manuelle Arbeit und mehr Überblick

Word und Excel können für die ersten Rechnungen genügen. Mit zunehmender Zahl an Kunden und Geschäftsvorgängen werden die manuellen Abläufe jedoch schnell unübersichtlich.

Ein Online-Rechnungsprogramm speichert Kundendaten zentral, vergibt Rechnungsnummern, berechnet Beträge und zeigt offene Forderungen an. Angebote, Rechnungen, Zahlungen und Buchhaltung lassen sich dadurch besser miteinander verbinden.

Für Selbstständige und kleine Unternehmen kann der Wechsel deshalb nicht nur Zeit sparen, sondern auch den gesamten Rechnungsprozess nachvollziehbarer und übersichtlicher machen.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.

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