Buchhaltung digitalisieren: So sparen Selbstständige Zeit im Büroalltag

Für viele Selbstständige gehört die Buchhaltung zu den Aufgaben, die regelmäßig liegen bleiben. Rechnungen werden in verschiedenen Ordnern gespeichert, Belege sammeln sich im Portemonnaie und Zahlungseingänge müssen mühsam mit Kontoauszügen abgeglichen werden.

Eine digitale Buchhaltung kann diese Abläufe deutlich vereinfachen. Rechnungen, Belege, Bankbewegungen und Auswertungen werden dabei nicht mehr getrennt verwaltet, sondern in einem gemeinsamen System zusammengeführt.

Gerade für Freelancer, Freiberufler und kleine Unternehmen bedeutet das weniger Sucharbeit, weniger doppelte Dateneingabe und einen besseren Überblick über die eigenen Finanzen.

Was bedeutet digitale Buchhaltung?

Digitale Buchhaltung bedeutet, dass kaufmännische Unterlagen und Geschäftsvorgänge elektronisch erfasst, verarbeitet und gespeichert werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Ausgangsrechnungen
• Eingangsrechnungen
• Quittungen und Belege
• Bankbewegungen
• Zahlungseingänge
• offene Forderungen
• Einnahmen und Ausgaben
• steuerliche Auswertungen

Der entscheidende Unterschied zur klassischen Ablage besteht darin, dass die einzelnen Informationen miteinander verbunden werden können. Eine Rechnung lässt sich beispielsweise einem Kunden, einem Zahlungseingang und einem Buchungsvorgang zuordnen.

Warum kostet klassische Buchhaltung so viel Zeit?

Viele Selbstständige verwenden für ihre Büroarbeit mehrere voneinander getrennte Lösungen. Rechnungen entstehen in Word oder Excel, Kundendaten befinden sich in einer Tabelle, Belege liegen in Papierordnern und Bankumsätze werden im Online-Banking kontrolliert.

Dadurch entstehen zahlreiche manuelle Arbeitsschritte:

• Kundendaten mehrfach eingeben
• Rechnungsnummern selbst verwalten
• Belege suchen und sortieren
• Zahlungen mit Rechnungen vergleichen
• offene Forderungen in Listen nachhalten
• Unterlagen für den Steuerberater zusammensuchen
• Daten aus verschiedenen Programmen übertragen

Jeder einzelne Vorgang wirkt zunächst überschaubar. Über einen Monat oder ein ganzes Geschäftsjahr summiert sich der Aufwand jedoch erheblich.

Welche Vorteile bietet eine digitale Buchhaltung?

Eine digitale Buchhaltung soll nicht nur Papier ersetzen. Der eigentliche Nutzen liegt darin, wiederkehrende Abläufe zu vereinfachen und vorhandene Daten mehrfach zu verwenden.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• zentrale Verwaltung von Rechnungen und Belegen
• schnellere Suche nach Dokumenten
• weniger doppelte Dateneingaben
• besserer Überblick über offene Rechnungen
• leichtere Zuordnung von Bankbewegungen
• aktuellere Auswertungen
• einfachere Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
• ortsunabhängiger Zugriff

Besonders deutlich wird der Vorteil, wenn Rechnungsprogramm, Belegverwaltung, Banking und Buchhaltung in einer gemeinsamen Anwendung arbeiten.

Rechnungen direkt digital erstellen

Ein digitaler Buchhaltungsprozess beginnt häufig bereits bei der Rechnungsstellung. Kundendaten, Leistungen, Preise und Zahlungsbedingungen können gespeichert und für neue Dokumente wiederverwendet werden.

Dadurch müssen bekannte Angaben nicht bei jeder Rechnung neu eingegeben werden.

Je nach Software lassen sich unter anderem folgende Dokumente erstellen:

• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Rechnungen
• E-Rechnungen
• Gutschriften
• Zahlungserinnerungen
• Mahnungen

Wird ein Angebot angenommen, kann es häufig direkt in eine Rechnung umgewandelt werden. Das reduziert den Aufwand und verhindert Übertragungsfehler.

Belege digital erfassen

Papierbelege gehören zu den häufigsten Ursachen für unvollständige Buchhaltungsunterlagen. Quittungen gehen verloren, verblassen oder werden erst Wochen später wiedergefunden.

Bei einer digitalen Belegerfassung können Dokumente eingescannt, hochgeladen oder mit dem Smartphone fotografiert werden.

Typische Beispiele sind:

• Tankquittungen
• Bewirtungsbelege
• Materialeinkäufe
• Hotel- und Reisekosten
• Bürobedarf
• Software-Rechnungen
• Telefon- und Internetkosten

Der Beleg steht anschließend elektronisch zur Verfügung und kann mit einer Ausgabe oder einer Kontobewegung verbunden werden.

Belege direkt unterwegs fotografieren

Für Handwerker, Berater, Außendienstler und andere mobile Selbstständige ist die Erfassung per App besonders praktisch.

Eine Quittung kann unmittelbar nach dem Einkauf fotografiert werden. Dadurch muss sie nicht erst gesammelt und später am Computer eingescannt werden.

Das spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch das Risiko, dass wichtige Unterlagen verloren gehen.

Automatische Belegerkennung nutzen

Viele Buchhaltungsprogramme können bestimmte Angaben aus hochgeladenen Dokumenten erkennen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Belegdatum
• Rechnungssteller
• Rechnungsnummer
• Nettobetrag
• Umsatzsteuer
• Gesamtbetrag
• Zahlungsinformationen

Die erkannten Daten sollten trotzdem kontrolliert werden. Die automatische Erfassung reduziert den manuellen Aufwand, ersetzt aber nicht die Prüfung durch den Nutzer.

Bankkonten mit der Buchhaltung verbinden

Ein großer Zeitgewinn entsteht durch die Verbindung von Geschäftskonto und Buchhaltungssoftware.

Bankbewegungen können direkt in der Anwendung angezeigt und mit Rechnungen oder Belegen verknüpft werden.

Dadurch lässt sich schneller erkennen:

• welche Kundenzahlungen eingegangen sind
• welche Rechnungen noch offen sind
• welcher Beleg zu einer Abbuchung gehört
• welche Kontobewegungen noch geprüft werden müssen
• welche Zahlungen nicht eindeutig zugeordnet sind

Der regelmäßige Wechsel zwischen Online-Banking, Tabellen und Rechnungsordnern wird dadurch weitgehend vermieden.

Zahlungseingänge automatisch zuordnen

Geht eine Zahlung ein, kann eine geeignete Software prüfen, ob Betrag, Verwendungszweck und Kunde zu einer offenen Rechnung passen.

Bei einer erfolgreichen Zuordnung wird die Rechnung als bezahlt gekennzeichnet. Der Nutzer sieht dadurch sofort, welche Forderungen noch offen sind.

Dieser Zahlungsabgleich spart besonders dann Zeit, wenn regelmäßig viele Rechnungen erstellt werden.

Offene Rechnungen besser überwachen

Unbezahlte Rechnungen können die Liquidität eines kleinen Unternehmens schnell belasten. Eine digitale Übersicht zeigt offene Forderungen zentral an.

Der Nutzer kann beispielsweise erkennen:

• welcher Kunde noch nicht bezahlt hat
• wie hoch der offene Betrag ist
• wann das Zahlungsziel endet
• welche Rechnung bereits überfällig ist
• ob eine Zahlungserinnerung erforderlich ist

Dadurch müssen offene Rechnungen nicht mehr in einer zusätzlichen Excel-Tabelle nachgehalten werden.

Mahnwesen digital organisieren

Wird eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt, können Zahlungserinnerungen oder Mahnungen auf Grundlage der vorhandenen Rechnungsdaten erstellt werden.

Kundenanschrift, Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungsziel sind bereits im System vorhanden. Das Mahnschreiben muss daher nicht vollständig neu aufgebaut werden.

Ein strukturierter Prozess hilft dabei, offene Forderungen konsequent zu verfolgen, ohne jeden Vorgang manuell überwachen zu müssen.

Eingangsrechnungen zentral verwalten

Auch Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern sollten digital erfasst werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Waren- und Materialrechnungen
• Software-Abonnements
• Miet- und Nebenkosten
• Telefon- und Internetrechnungen
• Versicherungen
• Werbeausgaben
• externe Dienstleistungen

Eine Eingangsrechnung kann mit dem jeweiligen Lieferanten, der Ausgabe und der dazugehörigen Bankbewegung verbunden werden.

E-Rechnungen in den Buchhaltungsprozess integrieren

Strukturierte E-Rechnungen enthalten maschinenlesbare Daten. Eine geeignete Software kann diese Informationen auslesen und für die weitere Verarbeitung vorbereiten.

Dadurch lassen sich eingehende Rechnungen schneller erfassen und ausgehende Rechnungen in einem passenden elektronischen Format erstellen.

Besonders sinnvoll ist es, wenn E-Rechnung, Belegverwaltung und Buchhaltung nicht in getrennten Anwendungen bearbeitet werden müssen.

Einnahmen und Ausgaben aktuell im Blick behalten

Wer seine Buchhaltung laufend pflegt, erhält einen besseren Überblick über die finanzielle Entwicklung des Unternehmens.

Digitale Auswertungen können beispielsweise zeigen:

• bisherige Einnahmen
• laufende Ausgaben
• vorläufigen Gewinn
• offene Forderungen
• noch nicht zugeordnete Zahlungen
• mögliche steuerliche Belastungen

Diese Informationen helfen bei der Planung und können frühzeitig auf finanzielle Engpässe hinweisen.

Buchhaltung nicht erst am Jahresende erledigen

Ein häufiger Fehler besteht darin, Belege und Geschäftsvorgänge über Monate zu sammeln und erst kurz vor dem Jahresabschluss zu bearbeiten.

Das führt häufig zu:

• fehlenden Belegen
• unklaren Zahlungen
• veralteten Kundendaten
• hohem Zeitdruck
• vielen Rückfragen des Steuerberaters

Eine digitale Buchhaltung erleichtert die laufende Pflege. Schon wenige Minuten pro Woche können verhindern, dass sich am Jahresende große Mengen unbearbeiteter Unterlagen ansammeln.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater vereinfachen

Eine digitale Buchhaltung kann auch den Datenaustausch mit der Steuerkanzlei verbessern.

Statt Papierordner, Kontoauszüge und einzelne Dateien zu übergeben, können strukturierte Daten und digitale Belege bereitgestellt werden.

Je nach Software sind beispielsweise möglich:

• Steuerberaterzugänge
• DATEV-Export
• Belegübertragung
• Bereitstellung von Bankbewegungen
• Übergabe von Rechnungsdaten
• Export von Auswertungen

Vor der Einrichtung sollte mit dem Steuerberater abgestimmt werden, welche Form der Zusammenarbeit bevorzugt wird.

Welche Aufgaben bleiben trotz Automatisierung?

Eine digitale Buchhaltungssoftware nimmt dem Nutzer viele Arbeitsschritte ab. Sie erledigt jedoch nicht automatisch jede Prüfung.

Weiterhin kontrolliert werden sollten:

• Rechnungsangaben
• erkannte Belegdaten
• Steuersätze
• Zahlungszuordnungen
• fehlende Dokumente
• ungeklärte Bankbewegungen
• besondere steuerliche Sachverhalte

Bei komplexen oder unklaren Fällen bleibt die Unterstützung durch einen Steuerberater sinnvoll.

Welche Unternehmen profitieren besonders?

Digitale Buchhaltung eignet sich besonders für:

• Freelancer
• Freiberufler
• Einzelunternehmer
• kleine Agenturen
• Berater
• Dienstleister
• Handwerksbetriebe
• kleine Onlinehändler
• kleine und mittlere Unternehmen

Besonders groß ist der Nutzen, wenn Rechnungen, Belege, Kundendaten und Bankbewegungen bisher in mehreren getrennten Programmen verwaltet werden.

So gelingt der Einstieg in die digitale Buchhaltung

Die Umstellung muss nicht an einem einzigen Tag erfolgen. Ein schrittweises Vorgehen ist oft einfacher.

1. Bestehende Rechnungs- und Belegabläufe prüfen.
2. Geeignete Buchhaltungssoftware auswählen.
3. Unternehmens- und Kundendaten einrichten.
4. Bankkonto anbinden.
5. Erste Belege digital erfassen.
6. Rechnungen und Zahlungen zuordnen.
7. Offene Posten kontrollieren.
8. Datenaustausch mit dem Steuerberater testen.

Während einer Testphase sollte geprüft werden, ob die Software zum eigenen Arbeitsablauf und zum Unternehmen passt.

Lexware Office für die digitale Buchhaltung

Lexware Office verbindet Rechnungsstellung, Belegverwaltung, Banking und Buchhaltung in einer zentralen Online-Anwendung.

Belege können hochgeladen oder per App fotografiert werden. Bankbewegungen lassen sich einbinden und mit Rechnungen oder Ausgaben verknüpfen. Offene Forderungen, Einnahmen und Ausgaben bleiben dadurch besser im Blick.

Zusätzlich stehen je nach Tarif Funktionen für steuerliche Auswertungen, die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und den DATEV-Datenaustausch zur Verfügung.

Fazit: Weniger Verwaltungsaufwand durch verbundene Abläufe

Die Digitalisierung der Buchhaltung spart vor allem dann Zeit, wenn einzelne Arbeitsschritte nicht länger getrennt voneinander erledigt werden.

Rechnungen, Belege, Bankbewegungen und Zahlungen lassen sich in einem gemeinsamen System erfassen und miteinander verbinden. Dadurch sinkt der Aufwand für doppelte Eingaben, manuelle Vergleiche und die Suche nach Unterlagen.

Für Selbstständige und kleine Unternehmen bietet die digitale Buchhaltung die Möglichkeit, den Büroalltag übersichtlicher zu organisieren und finanzielle Vorgänge laufend im Blick zu behalten.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.

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