Lexware Office Kundenverwaltung – Kontakte, Umsätze und offene Rechnungen zentral im Blick

Kundendaten gehören zu den wichtigsten Informationen eines Unternehmens. Namen, Adressen, Ansprechpartner, Angebote, Rechnungen und offene Zahlungen müssen vollständig und schnell auffindbar sein. Werden diese Daten in verschiedenen Tabellen, E-Mails oder Programmen gepflegt, entstehen leicht doppelte Einträge und unnötige Sucharbeit.

Mit der Lexware Office Kundenverwaltung lassen sich Kontakte, Dokumente und kaufmännische Vorgänge an einem zentralen Ort verwalten. Kunden können direkt mit Angeboten, Rechnungen, Umsätzen und offenen Forderungen verknüpft werden. Dadurch entsteht ein übersichtlicher Kundenbereich, der besonders für Selbstständige und kleine Unternehmen hilfreich ist.

Was bietet die Lexware Office Kundenverwaltung?

Die Kundenverwaltung ist direkt mit den übrigen Bereichen von Lexware Office verbunden. Kundendaten müssen dadurch nicht getrennt vom Rechnungsprogramm und von der Buchhaltung gepflegt werden.

Zu den möglichen Funktionen gehören unter anderem:

• Kunden und Kontakte zentral anlegen
• Adressen und Kommunikationsdaten speichern
• Kundennummern verwalten
• Angebote einem Kunden zuordnen
• Rechnungen und Gutschriften anzeigen
• offene Forderungen kontrollieren
• Umsätze je Kunde überblicken
• Notizen und Aufgaben hinterlegen
• Vorgänge in einer Timeline nachvollziehen
• Kundendaten für neue Dokumente wiederverwenden

Damit entsteht zu jedem Kunden eine zentrale Übersicht über die wichtigsten kaufmännischen Informationen.

Kunden und Kontakte zentral anlegen

Neue Kunden können direkt in Lexware Office erfasst werden. Die gespeicherten Daten stehen anschließend für Angebote, Rechnungen und weitere Dokumente zur Verfügung.

Typische Angaben sind beispielsweise:

• Name oder Firmenname
• Ansprechpartner
• Straße und Hausnummer
• Postleitzahl und Ort
• Land
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Kundennummer
• Steuerliche Angaben
• individuelle Zahlungsbedingungen

Wiederkehrende Daten müssen dadurch nicht bei jedem neuen Angebot oder jeder Rechnung erneut eingegeben werden.

Kundendaten direkt in Angebote und Rechnungen übernehmen

Ein wesentlicher Vorteil der integrierten Kundenverwaltung liegt in der Verbindung mit dem Rechnungsprogramm.

Wird ein Angebot oder eine Rechnung erstellt, kann der passende Kunde aus der vorhandenen Kontaktliste ausgewählt werden. Anschrift, Ansprechpartner und weitere Angaben werden automatisch übernommen.

Das spart Zeit und reduziert Übertragungsfehler. Änderungen an Kundendaten können zentral vorgenommen und anschließend für neue Dokumente verwendet werden.

Angebote je Kunde nachvollziehen

Zu einem Kunden lassen sich die erstellten Angebote anzeigen. Dadurch bleibt sichtbar, welche Leistungen angeboten wurden und wie sich ein Vorgang entwickelt hat.

Der Nutzer kann beispielsweise nachvollziehen:

• wann ein Angebot erstellt wurde
• welche Leistungen enthalten sind
• welcher Betrag angeboten wurde
• ob das Angebot noch offen ist
• ob daraus bereits eine Rechnung entstanden ist

Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Angebote gleichzeitig in Bearbeitung sind.

Rechnungen und Zahlungen einem Kunden zuordnen

Ausgangsrechnungen werden mit dem jeweiligen Kunden verknüpft. Dadurch lässt sich in der Kundenübersicht erkennen, welche Rechnungen bereits erstellt und welche Zahlungen verbucht wurden.

Je nach Funktionsumfang zeigt Lexware Office unter anderem:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Rechnungsbetrag
• Zahlungsstatus
• offener Betrag
• Zahlungsziel
• bereits verbuchte Zahlung

Der Nutzer erhält dadurch einen schnellen Überblick, ohne jede Rechnung einzeln öffnen zu müssen.

Offene Rechnungen je Kunde kontrollieren

Offene Forderungen sind für die Liquidität eines Unternehmens besonders wichtig. Die Kundenverwaltung kann dabei helfen, unbezahlte Rechnungen gezielt nachzuverfolgen.

So lässt sich erkennen:

• welcher Kunde noch nicht bezahlt hat
• wie hoch der offene Gesamtbetrag ist
• welches Zahlungsziel überschritten wurde
• ob bereits eine Zahlungserinnerung versendet wurde
• ob eine Mahnung erforderlich sein könnte

Die Verbindung mit Banking und Zahlungsabgleich erleichtert zusätzlich die Aktualisierung des Zahlungsstatus.

Umsätze je Kunde auswerten

Lexware Office ermöglicht einen Überblick über die mit einem Kunden erzielten Umsätze.

Dadurch lässt sich beispielsweise feststellen:

• welche Kunden besonders umsatzstark sind
• wie sich der Umsatz mit einem Kunden entwickelt
• welche Leistungen häufig abgerechnet werden
• welche Kunden regelmäßig offene Rechnungen haben

Solche Informationen können bei der Kundenbetreuung und bei geschäftlichen Entscheidungen hilfreich sein.

Notizen und Aufgaben hinterlegen

Neben reinen Stammdaten können zu Kunden auch zusätzliche Informationen gespeichert werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Gesprächsnotizen
• Rückrufbitten
• besondere Kundenwünsche
• Hinweise zu Zahlungsbedingungen
• interne Aufgaben
• nächste Schritte

Dadurch befinden sich wichtige Informationen nicht mehr ausschließlich in einzelnen E-Mails oder handschriftlichen Notizen.

Kundenvorgänge in einer Timeline nachvollziehen

Eine Timeline kann dabei helfen, die zeitliche Entwicklung einer Kundenbeziehung zu überblicken.

Darin lassen sich je nach Funktionsumfang beispielsweise folgende Vorgänge nachvollziehen:

• Anlage des Kunden
• Erstellung eines Angebots
• Versand einer Rechnung
• Erfassung eines Zahlungseingangs
• Versand einer Zahlungserinnerung
• Änderung von Kontaktdaten

Gerade bei längeren Kundenbeziehungen erleichtert diese Chronologie die Orientierung.

Kunden und Lieferanten getrennt verwalten

In Lexware Office können nicht nur Kunden, sondern auch Lieferanten und andere Geschäftskontakte verwaltet werden.

Dadurch lässt sich besser unterscheiden zwischen:

• Kunden, an die Rechnungen gestellt werden
• Lieferanten, von denen Eingangsrechnungen stammen
• Dienstleistern
• Geschäftspartnern
• weiteren betrieblichen Kontakten

Diese Trennung verbessert die Übersicht über Ausgangs- und Eingangsrechnungen.

Neue Kunden unterwegs anlegen

Über die Lexware Office App können neue Kontakte auch unterwegs erfasst werden.

Das ist beispielsweise praktisch:

• bei einem Kundentermin
• auf einer Messe
• auf einer Baustelle
• im Außendienst
• nach einem telefonischen Auftrag

Die gespeicherten Daten werden mit der Online-Anwendung synchronisiert und stehen anschließend auch am Computer zur Verfügung.

Rechnungen direkt aus Kundendaten erstellen

Ist ein Kunde bereits angelegt, kann aus der Kundenübersicht heraus ein neues Dokument vorbereitet werden.

Dazu gehören je nach Funktionsumfang:

• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Rechnungen
• Gutschriften
• Zahlungserinnerungen
• Mahnungen

Die vorhandenen Stammdaten werden übernommen, sodass der Dokumentenprozess schneller beginnt.

Verbindung mit dem Rechnungsprogramm

Die Lexware Office Kundenverwaltung ist eng mit dem Rechnungsprogramm verknüpft.

Dadurch entsteht ein durchgängiger Ablauf:

1. Kunden anlegen
2. Angebot erstellen
3. Angebot in Rechnung umwandeln
4. Rechnung versenden
5. Zahlungseingang zuordnen
6. offene Forderungen überwachen

Die Daten bleiben dabei einem Kunden zugeordnet und müssen nicht zwischen mehreren Programmen übertragen werden.

Verbindung mit Buchhaltung und Banking

Kundendaten stehen nicht isoliert neben der Buchhaltung. Ausgangsrechnungen, Zahlungen und offene Posten sind mit den jeweiligen Kontakten verbunden.

Wird ein Bankkonto angebunden, können eingehende Zahlungen passenden Rechnungen zugeordnet werden. Der Zahlungsstatus des Kunden wird dadurch aktualisiert.

Das schafft eine Verbindung zwischen:

• Kunde
• Rechnung
• Bankumsatz
• Zahlungsstatus
• Buchhaltung

Kundendaten für wiederkehrende Rechnungen nutzen

Bei regelmäßigen Leistungen müssen häufig wiederkehrende Rechnungen gestellt werden. Dazu gehören beispielsweise monatliche Betreuung, Wartung, Hosting oder feste Servicepauschalen.

Die gespeicherten Kunden- und Rechnungsdaten können dafür wiederverwendet werden. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand bei regelmäßig wiederkehrenden Abrechnungen.

Kundenübersicht für Selbstständige

Für Selbstständige ist eine umfangreiche CRM-Software häufig nicht erforderlich. Eine integrierte Kundenverwaltung kann bereits ausreichen, wenn hauptsächlich Kontakte, Angebote, Rechnungen und Zahlungen verwaltet werden sollen.

Lexware Office eignet sich deshalb besonders für Nutzer, die:

• keine separate Kundendatenbank pflegen möchten
• Rechnungen direkt mit Kunden verknüpfen wollen
• offene Forderungen zentral überwachen möchten
• Kundendaten mobil und am Computer nutzen wollen
• Umsätze je Kunde auswerten möchten

Für wen eignet sich die Lexware Office Kundenverwaltung?

Die Kundenverwaltung eignet sich insbesondere für:

• Freelancer
• Freiberufler
• Einzelunternehmer
• Berater
• Dienstleister
• Handwerksbetriebe
• kleine Agenturen
• kleine Onlinehändler
• kleine und mittlere Unternehmen

Besonders sinnvoll ist sie für Betriebe, die Kundendaten bislang in Tabellen, E-Mail-Programmen und einzelnen Dokumenten verteilen.

Vorteile der Lexware Office Kundenverwaltung

• Kundendaten zentral speichern
• Kontakte direkt für Angebote und Rechnungen nutzen
• Dokumente einem Kunden zuordnen
• offene Rechnungen je Kunde überwachen
• Umsätze je Kunde auswerten
• Notizen und Aufgaben hinterlegen
• Vorgänge über eine Timeline nachvollziehen
• mobile Erfassung per App
• Verbindung mit Rechnungsprogramm und Buchhaltung
• weniger doppelte Datenpflege

Mögliche Nachteile

• der genaue Funktionsumfang hängt vom gewählten Tarif ab
• für komplexe Vertriebsprozesse kann eine vollständige CRM-Lösung erforderlich sein
• Kundendaten müssen regelmäßig gepflegt werden
• doppelte Kontakte sollten vermieden und bereinigt werden
• für die Nutzung ist eine Internetverbindung erforderlich
• individuelle Spezialfelder oder sehr komplexe Workflows können begrenzt sein

Datenschutz bei der Kundenverwaltung

Kundendaten enthalten häufig personenbezogene Informationen. Dazu gehören Namen, Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Zahlungsinformationen.

Unternehmen sollten deshalb darauf achten:

• nur erforderliche Daten zu speichern
• Zugänge ausreichend zu schützen
• Benutzerrechte sorgfältig zu vergeben
• veraltete Daten zu überprüfen
• gesetzliche Aufbewahrungs- und Löschpflichten zu beachten

Lexware Office verweist auf DSGVO-konforme Datenverarbeitung und Sicherheitsstandards aus Deutschland.

Lexware Office Kundenverwaltung kostenlos testen

Lexware Office kann nach Angaben des Anbieters 30 Tage kostenlos getestet werden. Während der Testphase lässt sich prüfen, ob die Kundenverwaltung zum eigenen Arbeitsablauf passt.

Sinnvolle Testaufgaben sind beispielsweise:

• einen neuen Kunden anlegen
• Kontaktdaten ergänzen
• ein Angebot erstellen
• das Angebot in eine Rechnung umwandeln
• eine offene Rechnung in der Kundenübersicht prüfen
• eine Notiz oder Aufgabe hinterlegen
• den Umsatz eines Kunden anzeigen
• einen Kunden über die App anlegen

So lässt sich beurteilen, ob Aufbau und Funktionsumfang für die eigene Kundenverwaltung ausreichen.

Fazit: Kundendaten und Rechnungen in einer zentralen Übersicht

Die Lexware Office Kundenverwaltung verbindet Kontakte, Angebote, Rechnungen, Umsätze und offene Forderungen in einem gemeinsamen System.

Der größte Vorteil liegt in der direkten Verknüpfung mit Rechnungsprogramm, Banking und Buchhaltung. Kundendaten müssen nicht mehrfach gepflegt werden und stehen für neue Dokumente unmittelbar zur Verfügung.

Für Selbstständige und kleine Unternehmen, die keine umfangreiche separate CRM-Software benötigen, bietet Lexware Office eine praktische Möglichkeit, Kundeninformationen und kaufmännische Vorgänge zentral zu organisieren.

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