Lexware Office – Online-Buchhaltung für Selbstständige und kleine Unternehmen

Wer selbstständig arbeitet oder ein kleines Unternehmen führt, kennt das Problem: Angebote schreiben, Rechnungen erstellen, Belege sortieren, Zahlungseingänge kontrollieren und die Buchhaltung vorbereiten kostet viel Zeit. Gleichzeitig müssen gesetzliche Vorgaben eingehalten und Unterlagen sauber für das Finanzamt oder den Steuerberater aufbereitet werden.

Lexware Office bündelt viele dieser Aufgaben in einer cloudbasierten Lösung. Die Software richtet sich vor allem an Selbstständige, Freelancer sowie kleine und mittlere Unternehmen, die ihre kaufmännischen Abläufe übersichtlicher organisieren und möglichst viele Arbeitsschritte digital erledigen möchten.

Was ist Lexware Office?

Lexware Office ist eine Online-Software für Rechnungsstellung, Buchhaltung, Belegverwaltung, Banking und Kundenverwaltung. Da die Anwendung über den Browser genutzt wird, ist keine klassische Installation auf einem einzelnen Rechner erforderlich.

Je nach gewähltem Tarif stehen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung. Dazu gehören unter anderem:

• Angebote und Rechnungen erstellen
• E-Rechnungen empfangen und versenden
• Zahlungseingänge überwachen
• Bankkonten anbinden
• Belege digital erfassen
• Einnahmen und Ausgaben verwalten
• die Einnahmenüberschussrechnung vorbereiten
• Steuerdaten übermitteln oder bereitstellen
• Kunden und Kontakte verwalten
• Daten mit dem Steuerberater austauschen
• mobile Aufgaben über die App erledigen

Damit deckt Lexware Office einen großen Teil der täglichen Büroarbeit ab.

Angebote und Rechnungen professionell erstellen

Zu den wichtigsten Funktionen gehört die Erstellung von Angeboten und Rechnungen. Nutzer können eigene Unternehmensdaten, Kundendaten, Leistungen, Preise, Steuersätze und Zahlungsbedingungen hinterlegen.

Aus einem angenommenen Angebot lässt sich anschließend eine Rechnung erstellen. Auch wiederkehrende Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Rechnungskorrekturen und Mahnungen können abhängig vom Tarif verwaltet werden.

Das ist besonders praktisch für Selbstständige und kleine Betriebe, die regelmäßig ähnliche Leistungen abrechnen. Statt jedes Dokument neu aufzubauen, lassen sich gespeicherte Vorlagen und vorhandene Kundendaten wiederverwenden.

E-Rechnungen empfangen und versenden

Die Bedeutung elektronischer Rechnungen nimmt im geschäftlichen Bereich weiter zu. Eine einfache PDF-Datei ist dabei nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung.

Lexware Office unterstützt die Verarbeitung elektronischer Rechnungsformate und hilft dabei, eingehende Rechnungen digital zu erfassen. Auch ausgehende Rechnungen können in geeigneten Formaten erstellt werden.

Für Selbstständige und Unternehmen ist das hilfreich, weil sich gesetzliche Anforderungen leichter in den normalen Arbeitsablauf integrieren lassen. Rechnungen müssen nicht in einem separaten System erstellt und anschließend manuell übertragen werden.

Belege digital erfassen und zuordnen

Papierbelege, Quittungen und Eingangsrechnungen gehören zu den häufigsten Ursachen für Unordnung in der Buchhaltung. Lexware Office ermöglicht es, Belege digital hochzuladen oder mit dem Smartphone zu fotografieren.

Die Software kann relevante Angaben aus den Belegen erkennen und für die weitere Verarbeitung vorbereiten. Anschließend lassen sich die Dokumente passenden Ausgaben oder Bankbewegungen zuordnen.

Dadurch entsteht ein digitaler Belegbestand, der leichter durchsucht und verwaltet werden kann als eine Sammlung aus Ordnern, Umschlägen und einzelnen Papierquittungen.

Online-Banking und automatischer Zahlungsabgleich

Bankkonten können mit Lexware Office verbunden werden. Dadurch werden Kontobewegungen innerhalb der Anwendung sichtbar.

Eingehende Zahlungen lassen sich offenen Rechnungen zuordnen. So erkennt der Nutzer schneller, welche Kunden bereits bezahlt haben und welche Forderungen noch offen sind.

Auch Ausgaben können mit den dazugehörigen Belegen verknüpft werden. Der Zahlungsabgleich reduziert damit den manuellen Aufwand und verbessert den Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens.

Offene Rechnungen und Mahnungen im Blick behalten

Nicht jede Rechnung wird pünktlich bezahlt. Lexware Office zeigt offene Forderungen an und erleichtert die Kontrolle der Zahlungseingänge.

Bei überfälligen Rechnungen können Zahlungserinnerungen oder Mahnungen erstellt werden. Dadurch muss nicht jede Rechnung einzeln in einer Tabelle oder in verschiedenen Ordnern überwacht werden.

Gerade für kleine Unternehmen ist ein funktionierendes Forderungsmanagement wichtig. Fehlende Zahlungseingänge können schnell zu Liquiditätsproblemen führen, auch wenn grundsätzlich genügend Aufträge vorhanden sind.

Buchhaltung für Selbstständige und kleine Unternehmen

Lexware Office verbindet die Rechnungsstellung mit grundlegenden Buchhaltungsfunktionen. Einnahmen, Ausgaben, Belege und Kontobewegungen befinden sich dadurch in einem gemeinsamen System.

Je nach Tarif unterstützt die Software unter anderem:

• die laufende Erfassung von Einnahmen und Ausgaben
• die Zuordnung von Belegen
• die Vorbereitung einer Einnahmenüberschussrechnung
• Umsatzsteuervoranmeldungen
• Auswertungen
• die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
• die Übergabe von Buchhaltungsdaten

Die Software ersetzt dabei nicht automatisch jede steuerliche Beratung. Sie kann jedoch dabei helfen, die laufenden Daten vollständiger und strukturierter vorzubereiten.

Kundenverwaltung direkt in der Buchhaltungssoftware

Lexware Office enthält auch Funktionen zur Verwaltung von Kunden und Kontakten. Zu jedem Kunden können Stammdaten, Dokumente, offene Rechnungen, Umsätze und weitere Informationen gespeichert werden.

Dadurch lässt sich beispielsweise nachvollziehen:

• welche Angebote erstellt wurden
• welche Rechnungen noch offen sind
• wie hoch der bisherige Umsatz mit einem Kunden ist
• welche Kontaktdaten hinterlegt wurden
• welche Aufgaben oder Notizen zu beachten sind

Für viele kleine Unternehmen reicht eine solche integrierte Kundenverwaltung bereits aus. Rechnungsprogramm und Kontaktdatenbank müssen dann nicht getrennt gepflegt werden.

Lexware Office unterwegs nutzen

Über die mobile App können wichtige Aufgaben auch außerhalb des Büros erledigt werden.

Nutzer können beispielsweise:

• Quittungen fotografieren
• Belege hochladen
• Kunden anlegen
• Angebote und Rechnungen erstellen
• Kontostände prüfen
• Zahlungseingänge kontrollieren
• Benachrichtigungen erhalten

Das ist besonders für Handwerker, Berater, Dienstleister und andere Selbstständige interessant, die regelmäßig beim Kunden oder unterwegs arbeiten.

Ein Beleg kann direkt nach dem Einkauf fotografiert werden, bevor er verloren geht oder später mühsam gesucht werden muss.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater kann über digitale Schnittstellen und Zugänge vereinfacht werden. Statt Belege und Auswertungen regelmäßig per E-Mail oder in Papierform zu verschicken, können vorbereitete Daten systematisch übergeben werden.

Lexware Office unterstützt unter anderem den Datenaustausch über DATEV. Zusätzlich kann dem Steuerberater ein eigener Zugang zur Verfügung gestellt werden.

Das spart Rückfragen und verhindert, dass mehrere unterschiedliche Versionen derselben Unterlagen im Umlauf sind.

Schnittstellen zu anderen Anwendungen

Viele Unternehmen verwenden neben der Buchhaltungssoftware weitere Dienste. Lexware Office bietet deshalb Schnittstellen und Verbindungen zu verschiedenen Anwendungen.

Dazu können beispielsweise gehören:

• DATEV
• PayPal
• Shopify
• Billbee
• Zapier
• GetMyInvoices

Welche Verbindung sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen Geschäftsmodell ab. Ein Onlinehändler benötigt andere Schnittstellen als ein freiberuflicher Berater oder ein kleiner Handwerksbetrieb.

Die Integrationen können dabei helfen, Daten nicht mehrfach manuell erfassen zu müssen.

Sicherheit und Datenschutz

Bei einer Online-Buchhaltungssoftware werden sensible Unternehmens-, Kunden- und Finanzdaten verarbeitet. Sicherheit und Datenschutz spielen deshalb eine wichtige Rolle.

Lexware Office verweist unter anderem auf:

• DSGVO-konforme Datenverarbeitung
• GoBD-geprüfte Abläufe
• TÜV-Zertifizierungen
• Sicherheitsstandards aus Deutschland

Trotzdem sollten Nutzer auch selbst auf sichere Passwörter, aktuelle Geräte und einen sorgfältigen Umgang mit Zugängen achten.

Für wen eignet sich Lexware Office?

Lexware Office eignet sich besonders für:

• Freelancer
• Einzelunternehmer
• Freiberufler
• kleine Agenturen
• Handwerksbetriebe
• Beratungsunternehmen
• Dienstleister
• kleine Onlinehändler
• kleine und mittlere Unternehmen

Besonders sinnvoll ist die Software, wenn Rechnungsstellung, Bankbewegungen, Belege und Buchhaltung bisher in mehreren getrennten Programmen oder Tabellen verwaltet werden.

Weniger geeignet kann Lexware Office für sehr große Unternehmen sein, die komplexe Warenwirtschafts-, Produktions- oder Konzernstrukturen benötigen. In solchen Fällen werden häufig umfangreichere ERP-Systeme eingesetzt.

Vorteile von Lexware Office

Ein wesentlicher Vorteil ist die Verbindung mehrerer kaufmännischer Aufgaben in einer Anwendung.

• keine lokale Installation erforderlich
• Zugriff über Browser und App
• Rechnungen und Buchhaltung in einem System
• digitale Belegerfassung
• Bankanbindung
• automatischer Zahlungsabgleich
• Unterstützung bei E-Rechnungen
• Kundenverwaltung
• Steuerberaterzugang
• DATEV-Schnittstelle
• verschiedene Erweiterungen und Integrationen
• kostenloser Testzeitraum

Die Software kann dadurch vor allem Zeit sparen und für mehr Übersicht sorgen.

Mögliche Nachteile

Auch eine umfangreiche Online-Lösung passt nicht zu jedem Unternehmen.

• laufende monatliche Kosten
• Abhängigkeit vom gewählten Tarif
• nicht alle Funktionen sind in jedem Paket enthalten
• Einarbeitungszeit bei der erstmaligen Einrichtung
• Internetzugang für die Nutzung erforderlich
• komplexe Sonderfälle können weiterhin fachliche Unterstützung benötigen
• ein späterer Wechsel zu einer anderen Software kann zusätzlichen Aufwand verursachen

Vor der Entscheidung sollte deshalb geprüft werden, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden.

Lexware Office kostenlos testen

Lexware Office kann nach Angaben des Anbieters 30 Tage kostenlos getestet werden. Für den Test genügt zunächst eine E-Mail-Adresse. Der Testzeitraum endet laut Anbieter automatisch, wenn anschließend kein kostenpflichtiger Tarif ausgewählt wird.

Das bietet die Möglichkeit, die Benutzeroberfläche und die wichtigsten Funktionen zunächst mit eigenen Beispieldaten zu prüfen.

Vor allem folgende Punkte sollten während des Tests ausprobiert werden:

• Erstellung eines Angebots
• Umwandlung in eine Rechnung
• Upload eines Belegs
• Verbindung eines Bankkontos
• Zuordnung eines Zahlungseingangs
• Einrichtung von Kunden
• Nutzung der App
• Export oder Übergabe an den Steuerberater

So lässt sich besser beurteilen, ob die Software zum eigenen Arbeitsablauf passt.

Fazit: Umfangreiche Lösung für den digitalen Büroalltag

Lexware Office verbindet Rechnungsstellung, Belegverwaltung, Online-Banking, Buchhaltung und Kundenverwaltung in einer zentralen Anwendung.

Die Software richtet sich besonders an Selbstständige und kleinere Unternehmen, die ihren Büroaufwand reduzieren und kaufmännische Prozesse stärker digitalisieren möchten. Funktionen wie E-Rechnungen, automatischer Zahlungsabgleich, mobile Belegerfassung und Steuerberaterzugang machen die Lösung auch für wachsende Betriebe interessant.

Ob Lexware Office die richtige Wahl ist, hängt vom benötigten Funktionsumfang und vom gewählten Tarif ab. Durch den kostenlosen Testzeitraum kann die Software jedoch zunächst ohne langfristige Bindung im eigenen Arbeitsalltag geprüft werden.

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