Lexware Office Buchhaltung – Belege, Banking und Finanzen zentral verwalten

Die laufende Buchhaltung gehört für viele Selbstständige und kleine Unternehmen zu den zeitaufwendigsten Aufgaben im Arbeitsalltag. Eingangsrechnungen müssen erfasst, Belege sortiert, Bankumsätze geprüft und Einnahmen sowie Ausgaben richtig zugeordnet werden.

Mit Lexware Office Buchhaltung lassen sich viele dieser Arbeitsschritte in einer zentralen Online-Anwendung erledigen. Die Software verbindet Rechnungen, Belege, Banking, Zahlungsabgleich und steuerliche Auswertungen miteinander. Dadurch müssen Daten nicht mehrfach in verschiedenen Programmen oder Tabellen gepflegt werden.

Was bietet Lexware Office für die Buchhaltung?

Lexware Office unterstützt Selbstständige und kleine Unternehmen bei der laufenden Erfassung ihrer Geschäftsvorgänge.

Zu den wichtigsten Buchhaltungsfunktionen gehören unter anderem:

• Einnahmen und Ausgaben erfassen
• Belege digital hochladen
• Quittungen per App fotografieren
• Bankkonten verbinden
• Kontobewegungen automatisch einlesen
• Zahlungen Rechnungen und Belegen zuordnen
• offene Rechnungen überwachen
• Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereiten
• Einnahmenüberschussrechnung erstellen beziehungsweise vorbereiten
• Daten für den Steuerberater bereitstellen

Der genaue Funktionsumfang hängt vom gewählten Tarif ab.

Einnahmen und Ausgaben in einem System erfassen

Eine übersichtliche Buchhaltung beginnt mit der vollständigen Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben. Lexware Office verbindet Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Belege und Bankbewegungen in einem gemeinsamen System.

Dadurch lässt sich nachvollziehen:

• welche Einnahmen bereits verbucht wurden
• welche Ausgaben noch keinem Beleg zugeordnet sind
• welche Rechnungen offen sind
• welche Zahlungen bereits eingegangen sind
• welche Geschäftsvorgänge noch geprüft werden müssen

Das reduziert den Aufwand, Informationen aus verschiedenen Ordnern, E-Mails und Tabellen zusammenzusuchen.

Belege digital erfassen

Papierbelege und Quittungen gehen schnell verloren. Mit Lexware Office können Belege digital hochgeladen oder über die mobile App fotografiert werden.

Die Anwendung kann wichtige Informationen aus dem Beleg erkennen und für die weitere Verarbeitung vorbereiten. Dazu gehören beispielsweise:

• Belegdatum
• Rechnungssteller
• Bruttobetrag
• Nettobetrag
• Umsatzsteuer
• Zahlungsinformationen

Vor der endgültigen Buchung sollten die erkannten Angaben kontrolliert werden.

Quittungen direkt per App fotografieren

Die mobile Belegerfassung ist besonders für Selbstständige interessant, die häufig unterwegs arbeiten. Eine Quittung kann direkt nach dem Einkauf mit dem Smartphone fotografiert und in Lexware Office gespeichert werden.

Dadurch muss der Beleg nicht erst gesammelt und später am Computer eingescannt werden.

Typische Einsatzbereiche sind:

• Tankquittungen
• Bewirtungsbelege
• Materialeinkäufe
• Fahrtkosten
• Bürobedarf
• Reisekosten
• sonstige betriebliche Ausgaben

Bankkonten mit Lexware Office verbinden

Geschäftliche Bankkonten können in Lexware Office eingebunden werden. Die Kontobewegungen werden anschließend innerhalb der Anwendung angezeigt.

Das ermöglicht einen zentralen Überblick über:

• Zahlungseingänge
• Überweisungen
• Lastschriften
• Gebühren
• offene Rechnungen
• noch nicht zugeordnete Buchungen

Auch PayPal-Konten können nach Angaben des Anbieters eingebunden werden. Gebühren und Zahlungen lassen sich dadurch besser in die laufende Buchhaltung übernehmen.

Automatischer Zahlungsabgleich

Ein wichtiger Vorteil der Verbindung von Banking und Buchhaltung ist der automatische beziehungsweise unterstützte Zahlungsabgleich.

Geht eine Zahlung ein, kann Lexware Office prüfen, ob sie zu einer offenen Rechnung passt. Wird die Zahlung zugeordnet, kann die Rechnung als bezahlt markiert und der Vorgang für die Buchhaltung berücksichtigt werden.

Auch Ausgaben können mit vorhandenen Belegen verknüpft werden.

Dadurch erkennt der Nutzer schneller:

• welche Rechnungen bezahlt wurden
• welche Forderungen noch offen sind
• welche Bankbewegungen keinem Beleg zugeordnet sind
• welche Angaben noch kontrolliert werden müssen

Offene Posten im Blick behalten

Offene Rechnungen können die Liquidität eines Unternehmens belasten. Lexware Office zeigt unbezahlte Forderungen zentral an.

Dadurch lässt sich leichter feststellen:

• welcher Kunde noch nicht bezahlt hat
• wie hoch der offene Betrag ist
• wann das Zahlungsziel endet
• ob eine Zahlungserinnerung erforderlich ist

Die Verbindung zwischen Rechnungsprogramm, Bankkonto und Buchhaltung erleichtert damit auch das Forderungsmanagement.

Eingangsrechnungen verwalten

Neben Ausgangsrechnungen müssen auch Eingangsrechnungen vollständig erfasst werden. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen von Lieferanten, Dienstleistern, Softwareanbietern oder Vermietern.

Eingehende Rechnungen können in Lexware Office hochgeladen und mit der entsprechenden Zahlung verbunden werden.

Damit lässt sich nachvollziehen:

• welche Rechnung bereits bezahlt wurde
• welcher Betrag noch offen ist
• welcher Beleg zu einer Bankbewegung gehört
• wie die Ausgabe in der Buchhaltung berücksichtigt wurde

Umsatzsteuer besser im Blick behalten

Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen müssen Einnahmen und Ausgaben mit den jeweiligen Steuersätzen erfasst werden.

Lexware Office unterstützt dabei, Umsatzsteuerbeträge aus Rechnungen und Belegen zu übernehmen und für die weitere Auswertung bereitzustellen.

Je nach Tarif können auch Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereitet beziehungsweise elektronisch übermittelt werden.

Die Verantwortung für die Richtigkeit der Angaben bleibt trotzdem beim Unternehmen. Bei Unsicherheiten sollte ein Steuerberater hinzugezogen werden.

Einnahmenüberschussrechnung mit Lexware Office

Viele Selbstständige und kleinere Unternehmen ermitteln ihren Gewinn mithilfe einer Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR.

Dabei werden die betrieblichen Einnahmen den betrieblichen Ausgaben gegenübergestellt.

Lexware Office kann die während des Jahres erfassten Daten für die EÜR zusammenführen. Voraussetzung ist, dass Rechnungen, Belege, Zahlungen und Zuordnungen vollständig gepflegt wurden.

Das reduziert den Aufwand am Jahresende, weil die benötigten Informationen nicht erst aus mehreren Quellen zusammengesucht werden müssen.

Gewinn und Verlust auswerten

Aktuelle Auswertungen helfen dabei, die finanzielle Lage des Unternehmens besser einzuschätzen.

Je nach Funktionsumfang können Nutzer unter anderem erkennen:

• wie hoch die bisherigen Einnahmen sind
• welche Ausgaben angefallen sind
• wie sich der Gewinn entwickelt
• welche Steuerbelastung ungefähr zu erwarten ist
• welche Kunden noch offene Rechnungen haben

Solche Auswertungen ersetzen keine betriebswirtschaftliche Beratung, liefern aber einen schnellen Überblick über die laufende Geschäftsentwicklung.

Finanzamt-Pflichten digital vorbereiten

Lexware Office unterstützt Unternehmen bei verschiedenen steuerlichen und buchhalterischen Aufgaben.

Dazu können je nach Tarif gehören:

• Umsatzsteuervoranmeldung
• Einnahmenüberschussrechnung
• Gewinn-und-Verlust-Auswertungen
• Belegarchivierung
• Kassenbuch
• Steuerberaterzugang
• Datenexport

Welche Funktionen tatsächlich benötigt werden, hängt von der Rechtsform, der Unternehmensgröße und der individuellen steuerlichen Situation ab.

GoBD-konforme Buchhaltung

Für digitale Buchhaltungsunterlagen gelten Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit.

Lexware Office verweist auf GoBD-geprüfte beziehungsweise GoBD-konforme Abläufe. Dokumente und Geschäftsvorgänge sollen dadurch nachvollziehbar gespeichert und verarbeitet werden können.

Auch bei einer geeigneten Software müssen Nutzer darauf achten, Belege vollständig zu erfassen und Geschäftsvorgänge korrekt zuzuordnen.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Lexware Office ermöglicht die digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Daten und Unterlagen können über Schnittstellen oder einen eigenen Zugang bereitgestellt werden. Dazu gehören beispielsweise:

• Rechnungen
• Belege
• Bankbewegungen
• Einnahmen und Ausgaben
• offene Posten
• buchhalterische Auswertungen

Dadurch müssen Belege nicht regelmäßig in Papierform oder über mehrere E-Mails übermittelt werden.

DATEV-Schnittstelle

Für den Datenaustausch mit Steuerkanzleien bietet Lexware Office eine Verbindung zu DATEV.

Die vorbereiteten Buchhaltungsdaten können dadurch in einem geeigneten Format weitergegeben werden.

Das kann die Zusammenarbeit vereinfachen, weil Steuerberater und Unternehmen auf strukturierten Daten aufbauen können.

Buchhaltung unterwegs erledigen

Über die Lexware-Office-App können verschiedene Aufgaben auch außerhalb des Büros erledigt werden.

Dazu gehören je nach Funktionsumfang:

• Belege fotografieren
• Quittungen hochladen
• Kontostände prüfen
• Zahlungseingänge kontrollieren
• Kunden anlegen
• Rechnungen schreiben
• Finanzen im Blick behalten

Die Daten werden mit der Online-Anwendung synchronisiert und stehen anschließend auch am Computer zur Verfügung.

Für wen eignet sich Lexware Office Buchhaltung?

Die Buchhaltungsfunktionen eignen sich besonders für:

• Freelancer
• Freiberufler
• Einzelunternehmer
• kleine Agenturen
• Berater
• Dienstleister
• Handwerksbetriebe
• kleine Onlinehändler
• kleine und mittlere Unternehmen

Besonders sinnvoll ist Lexware Office, wenn Rechnungen, Belege, Bankkonten und Buchhaltung bisher in getrennten Programmen oder Tabellen verwaltet werden.

Vorteile von Lexware Office Buchhaltung

• Rechnungen und Buchhaltung in einem System
• digitale Belegerfassung
• mobile Erfassung per App
• Anbindung von Bankkonten
• unterstützter Zahlungsabgleich
• Zuordnung von Rechnungen und Belegen
• Überwachung offener Posten
• steuerliche Auswertungen
• EÜR und Umsatzsteuerfunktionen je nach Tarif
• Steuerberaterzugang
• DATEV-Schnittstelle
• GoBD-geprüfte Abläufe

Mögliche Nachteile

• laufende Kosten nach dem Testzeitraum
• der Funktionsumfang hängt vom gewählten Tarif ab
• für die Einrichtung ist Einarbeitung erforderlich
• Belege und Zuordnungen müssen kontrolliert werden
• eine Internetverbindung ist notwendig
• komplexe steuerliche Fälle können zusätzliche Beratung erfordern
• für große Unternehmen kann ein umfangreicheres ERP-System erforderlich sein

Lexware Office Buchhaltung kostenlos testen

Lexware Office kann nach Angaben des Anbieters 30 Tage kostenlos getestet werden. Während der Testphase lässt sich prüfen, ob die Buchhaltungsfunktionen zum eigenen Arbeitsablauf passen.

Sinnvolle Testaufgaben sind beispielsweise:

• einen Beleg hochladen
• eine Quittung mit der App fotografieren
• ein Bankkonto verbinden
• eine Zahlung einer Rechnung zuordnen
• eine Ausgabe mit einem Beleg verknüpfen
• offene Posten kontrollieren
• eine Auswertung aufrufen
• den Steuerberaterzugang prüfen

Der kostenlose Testzeitraum bietet die Möglichkeit, die Funktionen zunächst mit eigenen Geschäftsvorgängen auszuprobieren.

Fazit: Buchhaltung, Belege und Banking sinnvoll verbinden

Lexware Office Buchhaltung verbindet Rechnungsstellung, Belegverwaltung, Bankkonten und steuerliche Auswertungen in einer zentralen Online-Anwendung.

Der größte Vorteil liegt in der Verknüpfung der einzelnen Arbeitsschritte. Rechnungen, Zahlungen und Belege müssen nicht mehrfach erfasst werden, sondern können innerhalb eines gemeinsamen Systems verarbeitet werden.

Für Selbstständige und kleine Unternehmen, die ihre Buchhaltung digitalisieren und den manuellen Verwaltungsaufwand reduzieren möchten, bietet Lexware Office eine umfangreiche Lösung. Durch den kostenlosen Testzeitraum lässt sich zunächst prüfen, ob Bedienung und Funktionsumfang zum eigenen Unternehmen passen.

Lexware Office Buchhaltung kostenlos testen!

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