Lexware Office E-Rechnung – Elektronische Rechnungen erstellen und empfangen
Elektronische Rechnungen gewinnen im Geschäftsverkehr zunehmend an Bedeutung. Dabei reicht es nicht aus, eine gewöhnliche Rechnung als PDF-Datei per E-Mail zu verschicken. Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die von geeigneter Software automatisch ausgelesen und verarbeitet werden können.
Mit Lexware Office E-Rechnung können Selbstständige und kleine Unternehmen elektronische Rechnungen erstellen, empfangen und in ihre laufende Buchhaltung übernehmen. Dadurch lässt sich die E-Rechnung direkt mit Angeboten, Rechnungsstellung, Belegverwaltung, Banking und Steuerberaterzugang verbinden.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Die enthaltenen Rechnungsdaten können von einem geeigneten Programm automatisch verarbeitet werden.
Typische Angaben einer E-Rechnung sind unter anderem:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Leistungsbeschreibung
- Nettobetrag
- Steuersatz
- Umsatzsteuerbetrag
- Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen
- Bankverbindung
Der Unterschied zu einer normalen PDF-Rechnung liegt darin, dass die Daten nicht nur sichtbar dargestellt, sondern zusätzlich maschinenlesbar gespeichert werden.
Ist eine PDF-Datei eine E-Rechnung?
Eine gewöhnliche PDF-Datei ist in der Regel keine strukturierte E-Rechnung. Sie kann zwar digital versendet und am Bildschirm gelesen werden, ihre Inhalte lassen sich jedoch nicht automatisch in jedem Buchhaltungsprogramm weiterverarbeiten.
Bei einer E-Rechnung werden die Rechnungsdaten in einem festgelegten elektronischen Format gespeichert. Dadurch können sie beispielsweise automatisch ausgelesen, geprüft, zugeordnet und verbucht werden.
Lexware Office unterstützt dabei, diesen technischen Teil in den normalen Rechnungsprozess einzubinden.
E-Rechnungen mit Lexware Office erstellen
Mit Lexware Office können Nutzer ihre Rechnungen wie gewohnt auf Grundlage gespeicherter Kunden-, Artikel- und Leistungsdaten erstellen.
Typische Arbeitsschritte sind:
- Kunden auswählen oder neu anlegen
- Leistung beziehungsweise Produkt eintragen
- Preis und Steuersatz festlegen
- Zahlungsziel ergänzen
- Rechnung prüfen
- geeignetes Rechnungsformat auswählen
- Rechnung versenden oder bereitstellen
Die erforderlichen strukturierten Rechnungsdaten werden dabei von der Software auf Grundlage der eingegebenen Angaben erzeugt.
Welche E-Rechnungsformate unterstützt Lexware Office?
Im geschäftlichen Bereich kommen verschiedene elektronische Rechnungsformate zum Einsatz. Dazu gehören insbesondere strukturierte XML-Rechnungen und hybride Formate, die eine lesbare Darstellung mit maschinenlesbaren Daten verbinden.
Lexware Office unterstützt nach Angaben des Anbieters gängige E-Rechnungsformate. Dadurch können elektronische Rechnungen sowohl erstellt als auch verarbeitet werden.
Welches Format benötigt wird, hängt unter anderem vom Rechnungsempfänger, vom verwendeten System und vom jeweiligen Geschäftsfall ab.
E-Rechnungen versenden
Nach der Erstellung kann die elektronische Rechnung an den Kunden übermittelt werden. Je nach Arbeitsweise ist beispielsweise ein Versand per E-Mail oder die Bereitstellung über einen digitalen Rechnungsweg möglich.
Vor dem Versand sollten Nutzer prüfen, ob:
- die Kundendaten vollständig sind
- die Rechnungsnummer korrekt vergeben wurde
- Leistungsdatum und Rechnungsdatum stimmen
- Steuersatz und Steuerbetrag korrekt sind
- das gewünschte Rechnungsformat ausgewählt wurde
- die E-Mail-Adresse des Empfängers aktuell ist
Da die Daten bereits in Lexware Office gespeichert sind, müssen sie nicht in einem zusätzlichen Programm erneut eingegeben werden.
E-Rechnungen mit Lexware Office empfangen
Lexware Office kann auch beim Empfang elektronischer Rechnungen eingesetzt werden. Eingehende Rechnungsdateien lassen sich in die Anwendung übernehmen und für die weitere Buchhaltung vorbereiten.
Die enthaltenen Daten können ausgelesen und dem jeweiligen Lieferanten beziehungsweise Geschäftsvorgang zugeordnet werden.
Dadurch wird aus einer eingehenden E-Rechnung nicht nur eine Datei im E-Mail-Postfach, sondern ein Bestandteil des digitalen Buchhaltungsablaufs.
Automatische Verarbeitung von Rechnungsdaten
Ein wichtiger Vorteil strukturierter Rechnungen liegt in der automatischen Weiterverarbeitung.
Die Software kann vorhandene Rechnungsdaten übernehmen und dadurch verschiedene Arbeitsschritte erleichtern:
- Erfassung des Rechnungsstellers
- Übernahme des Rechnungsdatums
- Erkennung des Rechnungsbetrags
- Erfassung der Umsatzsteuer
- Zuordnung zu einem Lieferanten
- Verknüpfung mit einer Ausgabe
- Vorbereitung für die Buchhaltung
Der Nutzer sollte die erkannten Angaben trotzdem kontrollieren, bevor die Rechnung endgültig verarbeitet wird.
E-Rechnung und Belegverwaltung verbinden
Lexware Office verbindet die E-Rechnung mit der digitalen Belegverwaltung. Eingehende Rechnungen können zentral gespeichert und einem Geschäftsvorgang zugeordnet werden.
Damit befinden sich Papierbelege, PDF-Rechnungen und strukturierte E-Rechnungen in einem gemeinsamen System.
Das erleichtert:
- die Suche nach Rechnungen
- die Zuordnung von Belegen
- die Kontrolle offener Zahlungen
- die Vorbereitung der Buchhaltung
- die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
E-Rechnung und Online-Banking
Wird ein Geschäftskonto mit Lexware Office verbunden, können Bankbewegungen mit Rechnungen und Belegen verknüpft werden.
Bei einer eingehenden Zahlung lässt sich prüfen, ob diese zu einer offenen Ausgangsrechnung gehört. Bei einer Abbuchung kann die zugehörige Eingangsrechnung zugeordnet werden.
Auf diese Weise werden E-Rechnung, Zahlungsverkehr und Buchhaltung miteinander verbunden.
Offene E-Rechnungen überwachen
Auch elektronische Rechnungen müssen bezahlt und kontrolliert werden. Lexware Office zeigt offene Ausgangsrechnungen an und unterstützt die Überwachung von Zahlungseingängen.
Der Nutzer kann dadurch schneller erkennen:
- welche Rechnungen noch offen sind
- welche Rechnungen bereits bezahlt wurden
- welche Zahlungsziele überschritten sind
- bei welchen Kunden eine Erinnerung erforderlich sein könnte
Damit bleibt der Überblick auch dann erhalten, wenn regelmäßig viele Rechnungen erstellt werden.
E-Rechnungen und Mahnwesen
Wird eine elektronische Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt, kann sie in den Mahnprozess übernommen werden.
Die vorhandenen Kunden- und Rechnungsdaten müssen nicht erneut eingegeben werden. Zahlungserinnerungen und Mahnungen lassen sich auf Grundlage der offenen Rechnung erstellen.
Das hilft kleinen Unternehmen dabei, Forderungen konsequent zu verfolgen und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand gering zu halten.
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Elektronische Rechnungen können gemeinsam mit weiteren Buchhaltungsdaten für den Steuerberater bereitgestellt werden.
Lexware Office unterstützt die digitale Zusammenarbeit unter anderem durch Steuerberaterzugänge und Schnittstellen zum Datenaustausch.
Dadurch erhält der Steuerberater Zugriff auf:
- Ausgangsrechnungen
- Eingangsrechnungen
- Belege
- Bankbewegungen
- Zahlungszuordnungen
- weitere Buchhaltungsdaten
Das kann Rückfragen reduzieren und die Übergabe von Unterlagen vereinfachen.
E-Rechnungen mobil bearbeiten
Viele Aufgaben rund um Rechnungen und Belege lassen sich auch über die Lexware-Office-App erledigen.
Nutzer können je nach verfügbarem Funktionsumfang beispielsweise:
- Kunden anlegen
- Rechnungen erstellen
- Rechnungen versenden
- Zahlungseingänge prüfen
- Belege fotografieren
- Dokumente hochladen
- Kontostände kontrollieren
Das ist besonders für Selbstständige und Dienstleister praktisch, die häufig unterwegs arbeiten.
Für wen eignet sich Lexware Office E-Rechnung?
Die E-Rechnungsfunktionen eignen sich insbesondere für:
- Freelancer
- Freiberufler
- Einzelunternehmer
- kleine Agenturen
- Handwerksbetriebe
- Berater
- Dienstleister
- kleine Onlinehändler
- kleine und mittlere Unternehmen
Besonders sinnvoll ist die Lösung für Betriebe, die Rechnungen nicht nur erstellen, sondern gleichzeitig mit Belegen, Bankumsätzen und Buchhaltung verbinden möchten.
Vorteile von Lexware Office E-Rechnung
- Erstellung strukturierter elektronischer Rechnungen
- Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen
- Nutzung gespeicherter Kunden- und Artikeldaten
- Verbindung mit dem Rechnungsprogramm
- Integration in die Belegverwaltung
- Zuordnung zu Bankumsätzen
- Überwachung offener Forderungen
- Verbindung mit Mahnwesen und Buchhaltung
- digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
- mobile Nutzung per App
Mögliche Nachteile
- der genaue Funktionsumfang hängt vom gewählten Tarif ab
- für die erstmalige Einrichtung ist Einarbeitung erforderlich
- Kunden- und Unternehmensdaten müssen vollständig gepflegt werden
- eingelesene Rechnungsdaten sollten kontrolliert werden
- für die Nutzung wird eine Internetverbindung benötigt
- komplexe steuerliche Sonderfälle können fachliche Beratung erfordern
Lexware Office E-Rechnung kostenlos testen
Lexware Office kann nach Angaben des Anbieters 30 Tage kostenlos getestet werden. Während der Testphase können Nutzer prüfen, ob die E-Rechnungsfunktionen zum eigenen Arbeitsablauf passen.
Sinnvolle Testaufgaben sind beispielsweise:
- einen Kunden anlegen
- eine elektronische Rechnung erstellen
- die Rechnung in verschiedenen Ansichten prüfen
- eine eingehende E-Rechnung importieren
- Rechnungsdaten kontrollieren
- eine Rechnung mit einem Bankumsatz verbinden
- eine offene Rechnung im System nachverfolgen
- die Übergabe an den Steuerberater ausprobieren
Fazit: E-Rechnungen direkt in den Buchhaltungsablauf integrieren
Lexware Office E-Rechnung unterstützt Selbstständige und kleine Unternehmen dabei, elektronische Rechnungen zu erstellen, zu empfangen und digital weiterzuverarbeiten.
Der besondere Vorteil liegt in der Verbindung mit Rechnungsstellung, Belegverwaltung, Online-Banking, offenen Forderungen und Buchhaltung. Dadurch bleibt die E-Rechnung nicht nur eine einzelne Datei, sondern wird Bestandteil eines durchgängigen kaufmännischen Ablaufs.
Für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren und gleichzeitig auf die zunehmende Bedeutung strukturierter Rechnungsformate reagieren möchten, bietet Lexware Office eine zentrale und vergleichsweise einfach zugängliche Lösung.
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