Lexware Office DATEV und Steuerberater – Buchhaltungsdaten digital übergeben

Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist für viele Selbstständige und kleine Unternehmen unverzichtbar. Gleichzeitig entsteht häufig unnötiger Aufwand, wenn Belege, Rechnungen, Bankauszüge und Auswertungen über verschiedene Wege übermittelt werden müssen.

Mit Lexware Office DATEV und Steuerberater lassen sich Buchhaltungsdaten digital vorbereiten und strukturiert für die Steuerkanzlei bereitstellen. Rechnungen, Belege, Bankbewegungen und weitere Geschäftsvorgänge befinden sich dabei bereits in einem gemeinsamen System.

Wie unterstützt Lexware Office die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater?

Lexware Office verbindet die laufende Buchhaltung mit Funktionen für den digitalen Datenaustausch. Dadurch müssen Unterlagen nicht mehr ausschließlich in Papierordnern gesammelt oder einzeln per E-Mail verschickt werden.

Je nach Tarif und gewähltem Arbeitsablauf können unter anderem folgende Daten bereitgestellt werden:

• Ausgangsrechnungen
• Eingangsrechnungen
• digitale Belege
• Bankbewegungen
• Zahlungszuordnungen
• offene Posten
• Einnahmen und Ausgaben
• buchhalterische Auswertungen
• steuerlich relevante Daten

Damit erhält der Steuerberater eine strukturiertere Grundlage für die weitere Bearbeitung.

Was ist DATEV?

DATEV ist ein weit verbreitetes System für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Unternehmen. Viele Kanzleien arbeiten mit DATEV-Anwendungen, um Buchhaltungsdaten, Belege und steuerliche Informationen zu verarbeiten.

Eine DATEV-Anbindung kann deshalb hilfreich sein, wenn der Steuerberater bereits mit diesem System arbeitet. Die Daten müssen dann nicht vollständig manuell in eine andere Umgebung übertragen werden.

Lexware Office mit DATEV verbinden

Lexware Office unterstützt den Datenaustausch mit DATEV. Dadurch können vorbereitete Buchhaltungsdaten in einem geeigneten Format an die Steuerkanzlei übergeben werden.

Typische Bestandteile der Übergabe können sein:

• Buchungsinformationen
• Rechnungsdaten
• Belegdokumente
• Kontenzuordnungen
• Zahlungsinformationen
• steuerliche Angaben

Welche Daten tatsächlich übertragen werden, hängt vom gewählten Tarif, der Einrichtung und dem vereinbarten Arbeitsablauf mit dem Steuerberater ab.

Steuerberaterzugang statt regelmäßiger Datenversand

Zusätzlich zum klassischen Export kann dem Steuerberater je nach Funktionsumfang ein eigener Zugang eingerichtet werden.

Dadurch kann die Kanzlei auf freigegebene Daten zugreifen, ohne dass regelmäßig neue Dateien zusammengestellt und verschickt werden müssen.

Ein solcher Zugang kann unter anderem den Zugriff auf folgende Bereiche erleichtern:

• Belege
• Rechnungen
• Bankumsätze
• offene Posten
• buchhalterische Auswertungen
• vorbereitete Steuerdaten

Die genauen Rechte sollten sorgfältig festgelegt werden.

Belege digital für die Kanzlei bereitstellen

Belege können in Lexware Office hochgeladen oder mit der App fotografiert werden. Dadurch entsteht ein digitaler Belegbestand, der mit den jeweiligen Geschäftsvorgängen verknüpft werden kann.

Für den Steuerberater bedeutet das:

• weniger Papierunterlagen
• schnellere Suche nach Belegen
• bessere Zuordnung zu Zahlungen
• weniger Rückfragen zu fehlenden Dokumenten
• einheitlichere Datenbereitstellung

Voraussetzung ist, dass die Belege vollständig und lesbar erfasst wurden.

Rechnungen und Zahlungen gemeinsam übergeben

Ein Vorteil von Lexware Office liegt in der Verbindung zwischen Rechnungsprogramm, Banking und Buchhaltung.

Eine Ausgangsrechnung kann mit einem Zahlungseingang verknüpft werden. Eine Eingangsrechnung kann wiederum einem Bankumsatz und einem digitalen Beleg zugeordnet werden.

Dadurch erhält der Steuerberater nicht nur einzelne Dokumente, sondern einen besser nachvollziehbaren Geschäftsvorgang.

Offene Posten für den Steuerberater sichtbar machen

Nicht jede Rechnung wird sofort bezahlt. Lexware Office zeigt offene Forderungen und noch nicht zugeordnete Zahlungen an.

Das kann auch für die Steuerkanzlei hilfreich sein, weil dadurch erkennbar wird:

• welche Ausgangsrechnungen noch offen sind
• welche Eingangsrechnungen noch nicht bezahlt wurden
• welche Zahlungen noch zugeordnet werden müssen
• welche Geschäftsvorgänge noch unvollständig sind

So können Unklarheiten vor dem Monats-, Quartals- oder Jahresabschluss früher erkannt werden.

Bankbewegungen digital einbinden

Werden Geschäftskonten mit Lexware Office verbunden, stehen Kontobewegungen direkt in der Anwendung zur Verfügung.

Bankumsätze können mit Rechnungen und Belegen verknüpft werden. Dadurch reduziert sich der Aufwand, Kontoauszüge zusätzlich auszudrucken oder einzeln an den Steuerberater weiterzuleiten.

Auch PayPal-Zahlungen und weitere angebundene Konten können je nach Einrichtung in den Buchhaltungsprozess einbezogen werden.

Umsatzsteuervoranmeldung vorbereiten

Lexware Office unterstützt je nach Tarif auch bei der Vorbereitung umsatzsteuerlicher Daten.

Wenn Einnahmen, Ausgaben, Rechnungen und Belege vollständig erfasst sind, können die vorhandenen Angaben für weitere steuerliche Auswertungen genutzt werden.

Die Software ersetzt jedoch nicht automatisch die fachliche Prüfung durch einen Steuerberater. Besonders bei Sonderfällen sollte die Kanzlei einbezogen werden.

Einnahmenüberschussrechnung vorbereiten

Viele Selbstständige und kleinere Unternehmen erstellen eine Einnahmenüberschussrechnung.

Lexware Office kann die im laufenden Jahr erfassten Einnahmen und Ausgaben zusammenführen. Dadurch stehen die benötigten Daten strukturierter für den Jahresabschluss oder für die Übergabe an den Steuerberater bereit.

Voraussetzung ist, dass:

• Belege vollständig erfasst wurden
• Zahlungen richtig zugeordnet sind
• Rechnungen korrekt angelegt wurden
• steuerliche Angaben geprüft wurden

Weniger Rückfragen durch vollständige Daten

Viele Rückfragen der Steuerkanzlei entstehen durch fehlende Belege, unklare Zahlungen oder nicht zugeordnete Rechnungen.

Lexware Office kann dabei helfen, diese Lücken bereits während der laufenden Buchhaltung zu erkennen.

Der Nutzer sieht beispielsweise:

• welche Bankumsätze noch keinen Beleg haben
• welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden
• welche Dokumente noch geprüft werden müssen
• welche Geschäftsvorgänge unvollständig sind

Dadurch kann die Buchhaltung laufend bereinigt werden, statt erst kurz vor dem Jahresabschluss.

Zusammenarbeit in einem gemeinsamen System

Wenn Unternehmer und Steuerberater mit denselben Daten arbeiten, sinkt das Risiko unterschiedlicher Dateistände.

Statt mehrere Versionen von Tabellen, Exporten oder Belegordnern zu verwalten, kann die Zusammenarbeit auf einer zentralen Datenbasis erfolgen.

Das verbessert die Übersicht und erleichtert die Abstimmung.

DATEV-Export oder direkter Zugang?

Welcher Arbeitsweg sinnvoller ist, hängt von der Steuerkanzlei ab.

Grundsätzlich kommen zwei Modelle infrage:

• Datenexport: Buchhaltungsdaten werden vorbereitet und anschließend an die Kanzlei übertragen.
• Steuerberaterzugang: Der Steuerberater erhält Zugriff auf freigegebene Bereiche und kann benötigte Informationen direkt einsehen.

Vor der Einrichtung sollte mit der Kanzlei abgestimmt werden, welche Variante sie bevorzugt.

Welche Daten sollte der Unternehmer weiterhin kontrollieren?

Auch bei automatisierten Abläufen bleibt eine regelmäßige Kontrolle notwendig.

Besonders geprüft werden sollten:

• erkannte Belegdaten
• Steuersätze
• Rechnungsbeträge
• Zahlungszuordnungen
• Kundendaten
• Lieferantendaten
• noch nicht zugeordnete Bankumsätze
• fehlende Belege

Eine Software kann den Prozess unterstützen, aber fehlerhafte oder unvollständige Ausgangsdaten nicht automatisch in jedem Fall korrigieren.

GoBD und nachvollziehbare Buchhaltung

Für digitale Buchhaltungsunterlagen gelten Anforderungen an Ordnung, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.

Lexware Office verweist auf GoBD-geprüfte beziehungsweise GoBD-konforme Abläufe. Dadurch sollen Belege und Geschäftsvorgänge nachvollziehbar gespeichert und verarbeitet werden können.

Trotzdem bleibt der Unternehmer dafür verantwortlich, dass Unterlagen vollständig erfasst und gesetzliche Aufbewahrungspflichten eingehalten werden.

Datenschutz beim Steuerberaterzugang

Beim Austausch mit der Steuerkanzlei werden sensible Unternehmens-, Kunden- und Finanzdaten verarbeitet.

Deshalb sollten folgende Punkte beachtet werden:

• nur notwendige Zugriffsrechte vergeben
• persönliche Benutzerkonten verwenden
• Passwörter nicht gemeinsam nutzen
• Zugänge bei Kanzleiwechsel überprüfen
• veraltete Berechtigungen entfernen
• Benutzerrechte regelmäßig kontrollieren

Lexware Office verweist auf DSGVO-konforme Datenverarbeitung und Sicherheitsstandards aus Deutschland.

Für wen eignet sich Lexware Office DATEV und Steuerberater?

Die Funktionen eignen sich besonders für:

• Freelancer
• Freiberufler
• Einzelunternehmer
• kleine Agenturen
• Handwerksbetriebe
• Berater
• Dienstleister
• kleine Onlinehändler
• kleine und mittlere Unternehmen

Besonders sinnvoll ist die Lösung für Unternehmen, die Belege und Buchhaltungsdaten bislang über Papierordner, E-Mails und verschiedene Dateien an den Steuerberater weitergeben.

Vorteile von Lexware Office DATEV und Steuerberater

• digitale Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei
• DATEV-Anbindung
• Steuerberaterzugang je nach Tarif
• zentrale Bereitstellung von Belegen und Rechnungen
• Verknüpfung mit Bankbewegungen
• Übersicht über offene Posten
• weniger Papierunterlagen
• weniger doppelte Datenpflege
• bessere Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen
• Unterstützung bei steuerlichen Auswertungen
• strukturiertere Vorbereitung des Jahresabschlusses

Mögliche Nachteile

• der genaue Funktionsumfang hängt vom gewählten Tarif ab
• die Einrichtung sollte mit dem Steuerberater abgestimmt werden
• Belege und Zuordnungen müssen weiterhin kontrolliert werden
• nicht jede Kanzlei nutzt denselben digitalen Arbeitsablauf
• komplexe steuerliche Sonderfälle erfordern weiterhin fachliche Beratung
• für die Nutzung wird eine Internetverbindung benötigt
• bei Kanzleiwechsel müssen Zugänge und Exporte neu organisiert werden

Lexware Office DATEV und Steuerberater kostenlos testen

Lexware Office kann nach Angaben des Anbieters 30 Tage kostenlos getestet werden.

Während der Testphase können Nutzer unter anderem prüfen:

• wie Belege hochgeladen werden
• wie Rechnungen mit Zahlungen verknüpft werden
• welche Daten für den Steuerberater bereitstehen
• wie der DATEV-Datenaustausch aufgebaut ist
• welche Exporte möglich sind
• wie Benutzerrechte vergeben werden
• ob die Kanzlei mit dem vorgesehenen Ablauf arbeiten kann

Vor einer dauerhaften Einrichtung empfiehlt es sich, den geplanten Datenaustausch mit dem eigenen Steuerberater abzustimmen.

Fazit: Buchhaltungsdaten strukturiert an den Steuerberater übergeben

Lexware Office DATEV und Steuerberater verbindet Rechnungen, Belege, Bankbewegungen und Buchhaltungsdaten mit der digitalen Zusammenarbeit einer Steuerkanzlei.

Der größte Vorteil liegt darin, dass benötigte Informationen bereits während des laufenden Geschäftsbetriebs in einem gemeinsamen System vorbereitet werden. Dadurch müssen Unterlagen nicht erst kurz vor dem Jahresabschluss mühsam zusammengesucht werden.

Für Selbstständige und kleine Unternehmen, die ihre Zusammenarbeit mit dem Steuerberater digitalisieren und den manuellen Datenaustausch reduzieren möchten, bietet Lexware Office eine praktische Lösung. Durch den kostenlosen Testzeitraum kann zunächst geprüft werden, ob DATEV-Anbindung, Steuerberaterzugang und Arbeitsablauf zur eigenen Kanzlei passen.

Lexware Office DATEV und Steuerberater kostenlos testen! Lexware Office DATEV und Steuerberater kostenlos testen!

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