Lexware Office App – Belege, Rechnungen und Finanzen unterwegs verwalten

Selbstständige und kleine Unternehmen arbeiten nicht immer nur am Schreibtisch. Termine beim Kunden, Materialeinkäufe, Geschäftsreisen oder Außeneinsätze gehören für viele zum Alltag. Belege, Quittungen und wichtige Informationen entstehen deshalb häufig unterwegs.

Mit der Lexware Office App lassen sich verschiedene Aufgaben direkt über das Smartphone erledigen. Nutzer können Belege fotografieren, Kundendaten verwalten, Rechnungen erstellen, Kontostände prüfen und Zahlungseingänge im Blick behalten. Die erfassten Daten werden mit der Online-Anwendung synchronisiert und stehen anschließend auch am Computer zur Verfügung.

Was bietet die Lexware Office App?

Die App ergänzt die browserbasierte Lexware-Office-Anwendung um mobile Funktionen. Dadurch können wichtige kaufmännische Aufgaben auch außerhalb des Büros erledigt werden.

Je nach Tarif und verfügbarem Funktionsumfang gehören dazu unter anderem:

• Belege und Quittungen fotografieren
• Dokumente digital hochladen
• Kunden und Kontakte anlegen
• Angebote erstellen
• Rechnungen schreiben und versenden
• Kontostände prüfen
• Zahlungseingänge kontrollieren
• Bankumsätze einsehen
• offene Rechnungen überwachen
• Benachrichtigungen zu wichtigen Vorgängen erhalten

Damit wird das Smartphone zu einer mobilen Ergänzung für Rechnungsstellung, Belegverwaltung und Buchhaltung.

Belege direkt mit dem Smartphone fotografieren

Eine der wichtigsten Funktionen der Lexware Office App ist die mobile Belegerfassung. Papierbelege und Quittungen können direkt nach dem Einkauf fotografiert und digital gespeichert werden.

Das ist besonders praktisch bei:

• Tankquittungen
• Materialeinkäufen
• Bewirtungsbelegen
• Fahrtkosten
• Bürobedarf
• Reisekosten
• sonstigen betrieblichen Ausgaben

Der Beleg muss dadurch nicht erst gesammelt, später eingescannt und anschließend manuell in die Buchhaltung übertragen werden.

Wie funktioniert die mobile Belegerfassung?

Der Nutzer öffnet die App, fotografiert den Beleg und lädt das Bild in Lexware Office hoch. Die Software kann wichtige Angaben aus dem Dokument erkennen und für die weitere Verarbeitung vorbereiten.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Belegdatum
• Rechnungssteller
• Bruttobetrag
• Nettobetrag
• Umsatzsteuer
• Zahlungsinformationen

Vor der endgültigen Zuordnung sollten die erkannten Daten kontrolliert werden. Anschließend kann der Beleg mit einer Ausgabe oder einer Bankbewegung verbunden werden.

Quittungen erfassen, bevor sie verloren gehen

Kleine Papierbelege gehen besonders leicht verloren. Sie bleiben im Portemonnaie, liegen im Auto oder werden versehentlich entsorgt.

Mit der App kann die Quittung unmittelbar nach dem Kauf erfasst werden. Dadurch befindet sich bereits eine digitale Kopie im System, bevor der Papierbeleg abgelegt wird.

Das erleichtert die spätere Buchhaltung und reduziert die Gefahr, dass Ausgaben ohne Nachweis bleiben.

Rechnungen unterwegs erstellen

Mit der Lexware Office App können Nutzer je nach Funktionsumfang auch unterwegs Rechnungen erstellen.

Gespeicherte Kunden-, Artikel- und Leistungsdaten lassen sich dafür wiederverwenden. Dadurch müssen bekannte Angaben nicht jedes Mal vollständig neu eingegeben werden.

Typische Arbeitsschritte sind:

1. Kunden auswählen oder neu anlegen
2. Leistung oder Produkt eintragen
3. Preis und Steuersatz festlegen
4. Zahlungsziel ergänzen
5. Rechnung prüfen
6. Dokument versenden oder bereitstellen

Das ist beispielsweise hilfreich, wenn ein Auftrag direkt beim Kunden abgeschlossen und zeitnah abgerechnet werden soll.

Angebote mobil vorbereiten

Auch Angebote können je nach verfügbarem Funktionsumfang unterwegs erstellt oder vorbereitet werden.

Ein Dienstleister kann dadurch bereits während oder unmittelbar nach einem Kundentermin Leistungen, Preise und Kontaktdaten erfassen.

Wird das Angebot später angenommen, kann es in Lexware Office weiterverarbeitet und in eine Rechnung umgewandelt werden.

Kunden unterwegs anlegen und verwalten

Neue Kontakte können direkt in der App gespeichert werden. Dadurch müssen Visitenkarten, handschriftliche Notizen oder einzelne Kontaktdaten nicht erst später in ein separates System übertragen werden.

Zu den möglichen Kundendaten gehören:

• Name und Unternehmen
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Kundennummer
• weitere geschäftliche Angaben

Die gespeicherten Daten können anschließend für Angebote, Rechnungen und weitere Dokumente genutzt werden.

Kontostände und Bankumsätze prüfen

Wenn Bankkonten mit Lexware Office verbunden sind, können Nutzer ihre geschäftlichen Kontobewegungen auch mobil im Blick behalten.

Dadurch lässt sich unterwegs prüfen:

• ob eine Kundenzahlung eingegangen ist
• wie hoch der aktuelle Kontostand ist
• welche Abbuchungen erfolgt sind
• welche Umsätze noch nicht zugeordnet wurden
• ob offene Rechnungen bezahlt wurden

Für eine schnelle Kontrolle muss dadurch nicht immer erst der Computer gestartet werden.

Zahlungseingänge unterwegs kontrollieren

Gerade für Selbstständige ist es wichtig zu wissen, ob offene Rechnungen bezahlt wurden. Die App kann dabei helfen, Zahlungseingänge zeitnah zu überprüfen.

Je nach Einrichtung können Nutzer Benachrichtigungen zu eingegangenen Zahlungen erhalten oder die Kontobewegungen direkt aufrufen.

Das verbessert den Überblick über offene Forderungen und die aktuelle Liquidität.

Offene Rechnungen im Blick behalten

Neben eingegangenen Zahlungen lassen sich auch offene Rechnungen mobil kontrollieren.

Dadurch kann der Nutzer erkennen:

• welche Rechnungen noch unbezahlt sind
• wie hoch die offenen Beträge sind
• welche Zahlungsziele überschritten wurden
• bei welchen Kunden eine Erinnerung sinnvoll sein könnte

Die App ergänzt damit das Rechnungsprogramm und das Forderungsmanagement.

Mobile Buchhaltung für Handwerker

Handwerksbetriebe arbeiten häufig auf Baustellen oder direkt beim Kunden. Quittungen für Material, Tankkosten oder Werkzeuge entstehen deshalb unterwegs.

Mit der Lexware Office App können solche Belege sofort fotografiert und gespeichert werden. Auch Kunden können neu angelegt und Rechnungen vorbereitet werden.

Dadurch sammeln sich weniger Papierunterlagen an, die später im Büro nachbearbeitet werden müssen.

Mobile Nutzung für Freelancer und Berater

Auch Freelancer, Berater und andere Dienstleister profitieren von der mobilen Nutzung.

Typische Einsatzmöglichkeiten sind:

• Kundendaten während eines Termins erfassen
• Ausgaben auf Geschäftsreisen dokumentieren
• Belege für Bahn, Hotel oder Bewirtung fotografieren
• Rechnungen nach Abschluss eines Auftrags erstellen
• Zahlungseingänge kontrollieren
• offene Forderungen prüfen

So lassen sich kaufmännische Aufgaben näher am eigentlichen Geschäftsvorgang erledigen.

Mobile Nutzung für kleine Onlinehändler

Kleine Onlinehändler können die App ebenfalls zur Belegerfassung und Finanzkontrolle nutzen.

Beispielsweise lassen sich Rechnungen für Verpackungsmaterial, Versandkosten oder betriebliche Einkäufe direkt erfassen.

Durch die Verbindung mit Banking und Buchhaltung können diese Ausgaben später leichter den passenden Geschäftsvorgängen zugeordnet werden.

Synchronisation mit der Online-Anwendung

Die über die App erfassten Daten werden mit Lexware Office synchronisiert. Dadurch stehen sie anschließend auch in der browserbasierten Anwendung zur Verfügung.

Ein unterwegs fotografierter Beleg kann später am Computer kontrolliert, einer Zahlung zugeordnet und für die Buchhaltung verarbeitet werden.

Das verhindert, dass auf dem Smartphone und am Computer getrennte Datenbestände entstehen.

Verbindung mit Rechnungsprogramm und Buchhaltung

Die Lexware Office App ist kein isoliertes Werkzeug. Sie ist mit den weiteren Bereichen der Software verbunden.

Dazu gehören unter anderem:

• Rechnungsstellung
• E-Rechnung
• Belegverwaltung
• Online-Banking
• Zahlungsabgleich
• Kundenverwaltung
• Buchhaltung
• Steuerberaterzugang

Dadurch können mobil erfasste Informationen in den gesamten kaufmännischen Ablauf übernommen werden.

Belege mit Bankbewegungen verbinden

Ein fotografierter Beleg kann später einer passenden Kontobewegung zugeordnet werden.

Dadurch wird nachvollziehbar, welcher Beleg zu welcher Ausgabe gehört. Das erleichtert die laufende Buchhaltung und die spätere Kontrolle durch den Steuerberater.

Besonders bei vielen kleinen Ausgaben kann diese Verbindung Zeit sparen.

Unterwegs finanzamt-konform arbeiten

Lexware Office wirbt damit, dass die mobile und stationäre Nutzung synchron erfolgt und die Daten in die bestehenden Buchhaltungsabläufe übernommen werden.

Entscheidend bleibt, dass Belege vollständig erfasst, Angaben kontrolliert und Geschäftsvorgänge korrekt zugeordnet werden.

Die App unterstützt den Prozess, ersetzt jedoch nicht die Verantwortung des Unternehmers für vollständige und richtige Unterlagen.

Datenschutz und Sicherheit

Bei der mobilen Nutzung werden sensible Kunden-, Rechnungs- und Finanzdaten verarbeitet. Deshalb sollten Smartphone und App ausreichend geschützt werden.

Nutzer sollten insbesondere auf Folgendes achten:

• Bildschirmsperre und sichere Geräte-PIN
• aktuelle Betriebssystemversion
• regelmäßige App-Updates
• sichere Zugangsdaten
• keine Weitergabe des Benutzerkontos
• vorsichtige Nutzung öffentlicher WLAN-Netze
• sofortige Sperrung bei Verlust des Smartphones

Lexware Office verweist zusätzlich auf DSGVO-konforme Datenverarbeitung und Sicherheitsstandards aus Deutschland.

Für wen eignet sich die Lexware Office App?

Die App eignet sich besonders für:

• Freelancer
• Freiberufler
• Einzelunternehmer
• Handwerksbetriebe
• Berater
• Außendienstmitarbeiter
• Dienstleister
• kleine Agenturen
• kleine Onlinehändler
• kleine und mittlere Unternehmen

Besonders sinnvoll ist die mobile Nutzung für Personen, die häufig außerhalb des Büros arbeiten und Belege oder Kundendaten unmittelbar erfassen möchten.

Vorteile der Lexware Office App

• Belege direkt mit dem Smartphone fotografieren
• Quittungen unmittelbar digital speichern
• Kunden unterwegs anlegen
• Angebote und Rechnungen mobil bearbeiten
• Zahlungseingänge kontrollieren
• Kontostände und Bankbewegungen einsehen
• offene Rechnungen im Blick behalten
• Synchronisation mit der Online-Anwendung
• Verbindung mit Buchhaltung und Belegverwaltung
• weniger spätere Nacharbeit im Büro

Mögliche Nachteile

• der Funktionsumfang kann vom gewählten Tarif abhängen
• für die Synchronisation ist eine Internetverbindung erforderlich
• kleine Smartphone-Displays eignen sich nicht für jede umfangreiche Aufgabe
• erkannte Belegdaten sollten kontrolliert werden
• bei Verlust des Smartphones müssen Zugänge schnell gesichert werden
• komplexe Buchhaltungsarbeiten sind am Computer möglicherweise übersichtlicher
• für steuerliche Sonderfälle kann weiterhin fachliche Beratung erforderlich sein

Lexware Office App kostenlos testen

Lexware Office kann nach Angaben des Anbieters 30 Tage kostenlos getestet werden. Während des Testzeitraums lässt sich prüfen, wie gut die App zum eigenen Arbeitsalltag passt.

Sinnvolle Testaufgaben sind beispielsweise:

• eine Quittung fotografieren
• die erkannten Belegdaten kontrollieren
• einen neuen Kunden anlegen
• eine Rechnung mobil erstellen
• einen Zahlungseingang prüfen
• einen Kontostand aufrufen
• einen Beleg mit einer Bankbewegung verbinden
• die Synchronisation mit der Browser-Anwendung testen

So lässt sich beurteilen, ob Bedienung, Geschwindigkeit und Funktionsumfang den eigenen Anforderungen entsprechen.

Fazit: Büroaufgaben direkt unterwegs erledigen

Die Lexware Office App ergänzt die Online-Buchhaltung um wichtige mobile Funktionen. Belege können direkt fotografiert, Kunden angelegt, Rechnungen erstellt und Zahlungseingänge kontrolliert werden.

Der größte Vorteil liegt in der Verbindung mit der zentralen Lexware-Office-Anwendung. Mobil erfasste Daten stehen auch am Computer zur Verfügung und können dort weiterverarbeitet werden.

Für Selbstständige und kleine Unternehmen, die häufig unterwegs arbeiten, kann die App den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren. Statt Belege und Informationen erst später nachzutragen, lassen sie sich unmittelbar am Ort des Geschäftsvorgangs erfassen.

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