Lexware Office Rechnungsprogramm – Angebote, Rechnungen und Mahnungen einfach verwalten

Für Selbstständige und kleine Unternehmen gehört das Schreiben von Angeboten und Rechnungen zum Arbeitsalltag. Trotzdem kostet die Verwaltung oft mehr Zeit als nötig. Kundendaten müssen übernommen, Positionen eingetragen, Zahlungseingänge kontrolliert und überfällige Rechnungen nachverfolgt werden.

Das Lexware Office Rechnungsprogramm verbindet diese Aufgaben in einer zentralen Online-Anwendung. Angebote, Rechnungen, wiederkehrende Abrechnungen und Mahnungen lassen sich digital erstellen und mit weiteren Bereichen wie Buchhaltung, Banking und Kundenverwaltung verknüpfen.

Was bietet das Lexware Office Rechnungsprogramm?

Lexware Office unterstützt Selbstständige und Unternehmen beim gesamten Ablauf von der Angebotserstellung bis zur verbuchten Zahlung.

Zu den zentralen Funktionen gehören unter anderem:

• Angebote erstellen und verwalten
• Angebote in Rechnungen umwandeln
• Rechnungen digital erstellen und versenden
• wiederkehrende Rechnungen vorbereiten
• Zahlungseingänge kontrollieren
• offene Forderungen überwachen
• Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen
• Kunden- und Artikeldaten speichern
• E-Rechnungen erstellen und verarbeiten
• Rechnungen mit Bankumsätzen und Buchhaltung verbinden

Dadurch müssen Rechnungsstellung und Buchhaltung nicht in voneinander getrennten Programmen gepflegt werden.

Angebote professionell erstellen

Vor vielen Aufträgen steht zunächst ein Angebot. Mit Lexware Office können Leistungen, Produkte, Preise, Rabatte, Zahlungsbedingungen und Kundendaten in einer strukturierten Vorlage erfasst werden.

Wiederkehrende Angaben müssen nicht jedes Mal neu eingetragen werden. Bereits gespeicherte Kontakte, Leistungen und Preise können erneut verwendet werden.

Das ist besonders hilfreich für Freelancer, Berater, Agenturen, Handwerker und Dienstleister, die regelmäßig ähnliche Angebote erstellen.

Angebote mit einem Klick in Rechnungen umwandeln

Wird ein Angebot vom Kunden angenommen, kann daraus eine Rechnung erstellt werden. Die bereits eingetragenen Positionen und Kundendaten werden übernommen.

Dadurch entfällt die doppelte Eingabe. Gleichzeitig bleibt nachvollziehbar, welches Angebot zu welchem Auftrag und zu welcher Rechnung gehört.

Dieser durchgängige Ablauf reduziert Fehler und spart Zeit bei der Auftragsbearbeitung.

Rechnungen schneller schreiben

Für neue Rechnungen können gespeicherte Kundendaten, Produkte, Dienstleistungen und Preise verwendet werden. Dadurch lässt sich eine Rechnung häufig in kurzer Zeit zusammenstellen.

Je nach Bedarf können unter anderem folgende Angaben hinterlegt werden:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Kundenanschrift
• Leistungsbeschreibung
• Menge und Einzelpreis
• Steuersatz
• Zahlungsziel
• Bankverbindung
• individuelle Hinweise

Ein eigenes Logo und Unternehmensangaben können ebenfalls in die Dokumentvorlagen aufgenommen werden.

Rechnungen per E-Mail, Post oder Kundencenter bereitstellen

Fertige Rechnungen können digital an den Kunden übermittelt werden. Je nach Arbeitsweise lassen sie sich beispielsweise als PDF per E-Mail versenden oder im Kundencenter bereitstellen.

Auch der Versand per Post kann in den Rechnungsprozess eingebunden werden. Dadurch kann der Nutzer die passende Versandart für den jeweiligen Kunden auswählen.

Wiederkehrende Rechnungen automatisieren

Viele Selbstständige und Unternehmen rechnen regelmäßig dieselben Leistungen ab. Dazu gehören etwa Wartungsverträge, monatliche Betreuung, Hosting, Mitgliedschaften oder feste Servicepauschalen.

Für solche Fälle können wiederkehrende Rechnungen genutzt werden. Statt jeden Monat ein neues Dokument manuell zu erstellen, wird die Rechnung auf Grundlage der hinterlegten Angaben vorbereitet beziehungsweise automatisch erzeugt.

Das senkt den Verwaltungsaufwand und verringert das Risiko, eine regelmäßige Abrechnung zu vergessen.

E-Rechnungen erstellen und empfangen

Elektronische Rechnungen spielen im Geschäftsverkehr eine immer wichtigere Rolle. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die von geeigneter Software automatisch verarbeitet werden können.

Lexware Office unterstützt die Erstellung und Verarbeitung entsprechender Rechnungsformate. Der erforderliche strukturierte Datensatz wird dabei im Hintergrund erzeugt.

Auch eingehende E-Rechnungen können ausgelesen und für die weitere Buchhaltung vorbereitet werden.

Damit lässt sich die E-Rechnung in den normalen Rechnungs- und Buchhaltungsablauf integrieren.

Zahlungseingänge automatisch zuordnen

Wird ein Bankkonto mit Lexware Office verbunden, können eingehende Zahlungen mit offenen Rechnungen abgeglichen werden.

Die Software unterstützt dabei, passende Bankumsätze einer Rechnung zuzuordnen. Nach erfolgreicher Zuordnung wird die Forderung als bezahlt gekennzeichnet und für die Buchhaltung berücksichtigt.

Der Nutzer erkennt dadurch schneller:

• welche Rechnungen bezahlt wurden
• welche Forderungen noch offen sind
• welche Zahlungen nicht eindeutig zugeordnet werden konnten
• bei welchen Kunden das Zahlungsziel überschritten wurde

Offene Rechnungen im Blick behalten

Ein übersichtliches Forderungsmanagement ist für die Liquidität eines Unternehmens wichtig. Lexware Office zeigt offene und überfällige Rechnungen zentral an.

Der Nutzer muss deshalb nicht jede einzelne Rechnung in Ordnern, E-Mails oder Tabellen suchen. Offene Posten können direkt in der Anwendung kontrolliert werden.

Auch Umsätze und offene Beträge lassen sich dem jeweiligen Kunden zuordnen.

Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen

Wird eine Rechnung nicht innerhalb der vereinbarten Frist bezahlt, können Zahlungserinnerungen oder Mahnungen erstellt werden.

Die benötigten Rechnungs- und Kundendaten sind bereits im System vorhanden. Dadurch muss das Mahnschreiben nicht vollständig neu angelegt werden.

Ein strukturierter Mahnprozess hilft dabei, offene Forderungen konsequent nachzuverfolgen, ohne den Überblick zu verlieren.

Kundenverwaltung direkt mit der Rechnung verbinden

Lexware Office verbindet das Rechnungsprogramm mit einer integrierten Kundenverwaltung. Zu jedem Kunden können Kontaktdaten, Angebote, Rechnungen, Umsätze und offene Forderungen gespeichert werden.

Damit lässt sich auf einen Blick nachvollziehen:

• welche Angebote an den Kunden gesendet wurden
• welche Rechnungen bereits bezahlt sind
• welche Beträge noch offen sind
• welcher Umsatz mit dem Kunden erzielt wurde
• welche Kontaktdaten aktuell hinterlegt sind

Das reduziert den Wechsel zwischen Rechnungsprogramm, Kontaktdatenbank und separaten Tabellen.

Rechnungen unterwegs schreiben

Über die Lexware-Office-App können wichtige Aufgaben auch unterwegs erledigt werden.

Je nach Funktionsumfang können Nutzer beispielsweise:

• neue Kunden anlegen
• Angebote erstellen
• Rechnungen schreiben
• Dokumente versenden
• Zahlungseingänge prüfen
• Belege fotografieren
• Kontostände kontrollieren

Das ist besonders praktisch für Selbstständige, die häufig beim Kunden, auf Baustellen oder außerhalb des Büros arbeiten.

Verbindung von Rechnungsprogramm und Buchhaltung

Der besondere Vorteil von Lexware Office liegt in der Verbindung von Rechnungsstellung und Buchhaltung.

Eine erstellte Rechnung bleibt nicht nur ein einzelnes Dokument. Sie wird in den weiteren kaufmännischen Ablauf übernommen.

Dazu gehören unter anderem:

• Verwaltung offener Posten
• Zuordnung von Zahlungseingängen
• Erfassung von Umsätzen
• Verknüpfung mit Bankbewegungen
• Übergabe an die Buchhaltung
• Bereitstellung für den Steuerberater

Dadurch sinkt der Aufwand für doppelte Dateneingaben.

Für wen eignet sich das Lexware Office Rechnungsprogramm?

Das Rechnungsprogramm eignet sich besonders für:

• Freelancer
• Freiberufler
• Einzelunternehmer
• kleine Agenturen
• Berater
• Handwerksbetriebe
• Dienstleister
• kleine Onlinehändler
• kleine und mittlere Unternehmen

Besonders sinnvoll ist die Lösung, wenn Angebote, Rechnungen, Bankumsätze und Buchhaltung bislang in verschiedenen Programmen oder Tabellen verwaltet werden.

Vorteile des Lexware Office Rechnungsprogramms

• Angebote und Rechnungen in einer Anwendung
• Übernahme gespeicherter Kunden- und Artikeldaten
• Umwandlung von Angeboten in Rechnungen
• Unterstützung wiederkehrender Rechnungen
• E-Rechnungen erstellen und verarbeiten
• Überwachung offener Forderungen
• Zahlungserinnerungen und Mahnungen
• Bankanbindung und Zahlungsabgleich
• Verknüpfung mit der Buchhaltung
• mobile Nutzung per App
• Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Mögliche Nachteile

• laufende Kosten nach dem kostenlosen Testzeitraum
• der verfügbare Funktionsumfang hängt vom Tarif ab
• für die Einrichtung ist zunächst Einarbeitung erforderlich
• für die Nutzung wird eine Internetverbindung benötigt
• komplexe steuerliche Sonderfälle können fachliche Beratung erfordern
• sehr große Unternehmen benötigen möglicherweise ein umfangreicheres ERP-System

Lexware Office Rechnungsprogramm kostenlos testen

Lexware Office kann laut Anbieter 30 Tage kostenlos getestet werden. Für die Testphase genügt eine E-Mail-Adresse.

Der Test endet nach Angaben des Anbieters automatisch, wenn kein kostenpflichtiger Tarif ausgewählt wird.

Während der Testphase können Nutzer beispielsweise prüfen:

• wie schnell sich ein Angebot erstellen lässt
• wie ein Angebot in eine Rechnung umgewandelt wird
• welche Vorlagen verfügbar sind
• wie Rechnungen versendet werden
• wie offene Forderungen dargestellt werden
• wie Bankumsätze zugeordnet werden
• ob die App zum eigenen Arbeitsablauf passt

Fazit: Rechnungsstellung und Buchhaltung sinnvoll verbinden

Das Lexware Office Rechnungsprogramm unterstützt Selbstständige und kleine Unternehmen bei der Erstellung von Angeboten, Rechnungen, E-Rechnungen und Mahnungen.

Der größte Vorteil liegt in der Verbindung mit Kundenverwaltung, Online-Banking und Buchhaltung. Zahlungseingänge, offene Rechnungen und Kundendaten befinden sich dadurch in einem gemeinsamen System.

Für Unternehmen, die ihre Rechnungsstellung bisher mit Word, Excel oder mehreren getrennten Programmen organisieren, kann Lexware Office den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren. Durch den kostenlosen Testzeitraum lässt sich die Lösung zunächst im eigenen Arbeitsalltag ausprobieren.

Lexware Office Rechnungsprogramm testen!

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