E-Rechnung für Selbstständige: Was gilt und wie sevdesk dabei hilft
Die E-Rechnung verändert die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen grundlegend. Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regeln für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen bedeutet das: Die klassische PDF-Rechnung wird im B2B-Bereich schrittweise durch strukturierte elektronische Rechnungen ergänzt beziehungsweise ersetzt.
Allerdings bedeutet die neue Regelung nicht, dass seit Anfang 2025 jedes Unternehmen sofort ausschließlich E-Rechnungen versenden muss. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen. Beim Empfang von E-Rechnungen sieht es dagegen anders aus: Inländische Unternehmen müssen bereits seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Dieser Artikel erklärt, was eine E-Rechnung überhaupt ist, welche Fristen gelten, welche Ausnahmen es gibt und wie eine Rechnungs- und Buchhaltungssoftware wie sevdesk den Umgang mit XRechnung und ZUGFeRD vereinfachen kann.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur eine Rechnung, die elektronisch verschickt wird.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung grundsätzlich nur dann als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und dadurch elektronisch weiterverarbeitet werden kann.
Der entscheidende Unterschied liegt also in den strukturierten Daten.
Eine herkömmliche PDF-Rechnung enthält zwar digital lesbaren Text, die einzelnen Rechnungsinformationen sind aber nicht automatisch in einer standardisierten Datenstruktur hinterlegt. Eine E-Rechnung ordnet dagegen Angaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistung, Steuerbetrag und Rechnungssteller eindeutig definierten Datenfeldern zu.
Ist eine normale PDF-Datei eine E-Rechnung?
Nein. Eine normale PDF-Rechnung gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne der neuen umsatzsteuerlichen Definition.
Sie zählt zu den sogenannten sonstigen Rechnungen.
Das bedeutet nicht, dass eine PDF-Rechnung während der Übergangsfristen grundsätzlich unzulässig wäre. Entscheidend ist vielmehr, ob für den jeweiligen Zeitraum und das jeweilige Unternehmen noch eine Übergangsregelung greift.
Langfristig reicht eine einfache PDF-Datei bei den betroffenen B2B-Umsätzen jedoch nicht mehr aus.
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Die neuen Regelungen betreffen grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Häufig wird dafür die Bezeichnung B2B – Business to Business verwendet.
Ein typischer Fall wäre beispielsweise:
- ein selbstständiger Webdesigner stellt einem deutschen Unternehmen eine Rechnung
- ein Handwerksbetrieb rechnet eine Leistung gegenüber einem anderen Unternehmen ab
- ein Freelancer stellt seinem gewerblichen Auftraggeber eine Rechnung
Rechnungen an private Verbraucher fallen dagegen grundsätzlich nicht unter diese B2B-E-Rechnungspflicht.
Was gilt 2026 für Selbstständige?
Im Jahr 2026 befinden wir uns noch innerhalb der gesetzlichen Übergangsphase.
Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen können Rechnungsaussteller im Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung anstelle einer E-Rechnung verwenden.
Eine Papierrechnung ist während dieser Übergangsfrist weiterhin möglich. Auch eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format – beispielsweise eine einfache PDF-Datei per E-Mail – kann unter den entsprechenden Voraussetzungen weiterhin verwendet werden.
Die entscheidende Umstellung erfolgt schrittweise.
Die wichtigsten Übergangsfristen im Überblick
| Zeitraum | Grundsätzliche Regelung |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| 2025 und 2026 | Rechnungsaussteller können grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. |
| 2027 | Die Übergangsregelung besteht insbesondere für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro weiter. |
| Ab 2028 | Nach Ablauf der allgemeinen Übergangsfristen wird die E-Rechnung für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich verpflichtend. |
Für viele kleinere Selbstständige besteht deshalb beim Versand noch etwas Zeit. Sinnvoll ist es trotzdem, die eigenen Prozesse frühzeitig umzustellen, statt erst unmittelbar vor Ablauf der Übergangsfrist damit zu beginnen.
E-Rechnungen empfangen: Pflicht bereits seit 2025
Beim Empfang gibt es keine vergleichbar lange Übergangsphase.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Dafür ist nicht zwingend ein kompliziertes Rechnungsportal erforderlich. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums kann bereits ein E-Mail-Postfach als Empfangsmöglichkeit ausreichen.
Wichtig ist anschließend allerdings, dass die erhaltene E-Rechnung korrekt verarbeitet und aufbewahrt werden kann.
Was gilt für Kleinunternehmer?
Bei Kleinunternehmern muss zwischen Ausstellung und Empfang unterschieden werden.
Leistungen von Kleinunternehmern gehören zu den Fällen, bei denen keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht. Kleinunternehmer können deshalb unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin eine sonstige Rechnung ausstellen.
Das bedeutet jedoch nicht, dass Kleinunternehmer E-Rechnungen vollständig ignorieren können.
Auch Kleinunternehmer müssen grundsätzlich in der Lage sein, eingehende E-Rechnungen zu empfangen.
Wer beispielsweise selbst Kleinunternehmer ist und Leistungen oder Waren von einem anderen Unternehmen bezieht, kann also eine E-Rechnung erhalten.
Welche weiteren Ausnahmen gibt es?
Nicht jede Rechnung muss zwingend als E-Rechnung ausgestellt werden. Zu den wichtigen Ausnahmen gehören unter anderem:
- Rechnungen an private Endverbraucher
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- bestimmte Fahrausweise, die als Rechnung gelten
- Leistungen von Kleinunternehmern
- bestimmte steuerfreie Umsätze
Je nach Einzelfall können weitere Besonderheiten gelten. Bei Unsicherheit sollte deshalb geprüft werden, welche gesetzlichen Vorgaben für den eigenen Geschäftsvorgang tatsächlich zutreffen.
XRechnung und ZUGFeRD: Welche Formate gibt es?
In Deutschland begegnen Selbstständigen vor allem zwei E-Rechnungsformate:
- XRechnung
- ZUGFeRD
Beide können die Anforderungen an ein strukturiertes Rechnungsformat erfüllen, unterscheiden sich aber deutlich in ihrer technischen Darstellung.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung basiert auf strukturierten XML-Daten.
Für einen Menschen sieht eine reine XML-Datei auf den ersten Blick wenig attraktiv aus. Sie besteht im Wesentlichen aus strukturiertem Text beziehungsweise Code.
Genau diese Struktur ist jedoch ihr großer Vorteil: Eine geeignete Software kann die einzelnen Rechnungsdaten eindeutig erkennen und automatisiert weiterverarbeiten.
Informationen wie:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Lieferant
- Empfänger
- Leistungspositionen
- Nettobeträge
- Umsatzsteuer
- Gesamtbetrag
liegen nicht nur optisch auf einer Rechnung, sondern in definierten Datenfeldern vor.
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD kombiniert zwei Welten.
Das Format verbindet eine für Menschen lesbare PDF-Darstellung mit einem eingebetteten strukturierten XML-Datensatz.
Der Empfänger kann die Rechnung deshalb wie eine klassische PDF-Rechnung betrachten. Gleichzeitig kann eine kompatible Buchhaltungssoftware auf die strukturierten Rechnungsinformationen zugreifen und diese maschinell weiterverarbeiten.
Für viele kleinere Unternehmen ist diese Kombination besonders verständlich, weil die gewohnte visuelle Rechnung erhalten bleibt.
Warum wird die E-Rechnung eingeführt?
Die E-Rechnung soll Rechnungsprozesse stärker digitalisieren und automatisieren.
Bei einer klassischen Papierrechnung oder einfachen PDF-Datei müssen Daten häufig manuell übernommen oder über Texterkennung ausgelesen werden. Strukturierte Rechnungsdaten können dagegen unmittelbar von geeigneter Software verarbeitet werden.
Dadurch ergeben sich potenzielle Vorteile:
- weniger manuelle Dateneingabe
- weniger Übertragungsfehler
- schnellere Rechnungsverarbeitung
- einfachere Automatisierung
- bessere digitale Weiterverarbeitung
- standardisierter Austausch zwischen Unternehmen
Die E-Rechnung ist außerdem ein Baustein einer weitergehenden Digitalisierung steuerlicher Prozesse.
Was bedeutet die Umstellung für Selbstständige praktisch?
Für Selbstständige geht es nicht nur darum, das richtige Dateiformat auszuwählen. Die E-Rechnung betrifft den gesamten Prozess von der Erstellung bis zur Archivierung.
In der Praxis sollten deshalb mehrere Punkte geprüft werden:
- Kann die vorhandene Software E-Rechnungen erstellen?
- Kann sie XRechnung oder ZUGFeRD verarbeiten?
- Können eingehende E-Rechnungen gelesen werden?
- Werden die strukturierten Daten korrekt gespeichert?
- Wie werden E-Rechnungen archiviert?
- Können Rechnungsdaten mit der Buchhaltung weiterverarbeitet werden?
Wer noch mit Word- oder Excel-Vorlagen arbeitet, sollte deshalb rechtzeitig überlegen, ob dieser Prozess langfristig sinnvoll bleibt.
Wie hilft sevdesk bei der E-Rechnung?
sevdesk integriert die E-Rechnung direkt in seine Rechnungs- und Buchhaltungssoftware.
Nach Angaben des Anbieters können E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellt und verarbeitet werden.
Der Nutzer muss dabei nicht selbst XML-Code erstellen. Die strukturierten Rechnungsdaten werden von der Software erzeugt beziehungsweise verarbeitet.
Damit lässt sich die E-Rechnung in den normalen Arbeitsablauf integrieren, anstatt dafür jedes Mal ein separates technisches Werkzeug verwenden zu müssen.
E-Rechnungen mit sevdesk erstellen
Beim Erstellen einer Rechnung werden die notwendigen Angaben wie bei einer normalen Rechnung innerhalb der Benutzeroberfläche eingetragen.
Dazu gehören beispielsweise:
- Kundendaten
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Leistungsbeschreibung
- Menge und Preis
- Steuerangaben
- Zahlungsbedingungen
sevdesk kann daraus anschließend die strukturierte E-Rechnung erzeugen.
Je nach gewünschtem Format kann die Rechnung beispielsweise als XRechnung oder ZUGFeRD ausgegeben werden.
E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten
Ebenso wichtig wie die Erstellung ist der Umgang mit eingehenden E-Rechnungen.
sevdesk unterstützt die Verarbeitung elektronischer Rechnungsdaten und kann dadurch Informationen aus entsprechenden Dokumenten in den digitalen Buchhaltungsprozess übernehmen.
Gerade beim Tarif Buchhaltung entsteht daraus ein weiterer Vorteil: Die Rechnung steht nicht isoliert, sondern kann mit Belegerfassung, Zahlungszuordnung und Online-Banking verbunden werden.
sevdesk Rechnung oder sevdesk Buchhaltung?
Welche Tarifstufe sinnvoll ist, hängt davon ab, was neben der E-Rechnung erledigt werden soll.
sevdesk Rechnung richtet sich insbesondere an Nutzer, die:
- Angebote erstellen
- Rechnungen schreiben
- E-Rechnungen erstellen
- offene Rechnungen überwachen
- Zahlungserinnerungen verwalten
sevdesk Buchhaltung erweitert diesen Bereich unter anderem um:
- digitale Belegerfassung
- Online-Banking
- Zahlungszuordnung
- EÜR
- Umsatzsteuervoranmeldung
- Abschreibungen
Wer also lediglich gesetzeskonforme E-Rechnungen erstellen und seine Fakturierung verwalten möchte, benötigt nicht zwangsläufig den vollständigen Buchhaltungstarif.
Brauche ich sofort eine kostenpflichtige Lösung?
Nicht zwingend. sevdesk bietet auch Möglichkeiten, erste E-Rechnungen ohne umfangreichen kostenpflichtigen Buchhaltungstarif zu erstellen.
Für Unternehmen mit regelmäßigem Rechnungsaufkommen wird jedoch schnell die Frage wichtiger, wie E-Rechnungen in Kundenverwaltung, offene Forderungen, Belegerfassung und Buchhaltung integriert werden.
Dann kann eine gemeinsame Softwarelösung einen größeren Vorteil bieten als mehrere voneinander getrennte Einzelwerkzeuge.
E-Rechnung frühzeitig umstellen oder Übergangsfrist nutzen?
Die gesetzlichen Übergangsfristen geben vielen Selbstständigen noch Zeit. Trotzdem kann eine frühzeitige Umstellung sinnvoll sein.
Dafür sprechen mehrere Gründe:
- Kunden können bereits heute E-Rechnungen verlangen oder bevorzugen.
- Unternehmen gewöhnen sich frühzeitig an die neuen Abläufe.
- technische Probleme lassen sich vor Ablauf der Übergangsfrist erkennen
- Rechnungsprozesse können früher automatisiert werden
- eine hektische Umstellung kurz vor Ende der Übergangsfrist wird vermieden
Gerade wer ohnehin über eine modernere Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware nachdenkt, kann die E-Rechnung deshalb als Anlass nutzen, den gesamten Rechnungsprozess zu überprüfen.
Typische Fehler bei der E-Rechnung
Bei der Umstellung treten immer wieder Missverständnisse auf. Besonders häufig sind folgende Punkte:
- Eine normale PDF-Datei wird fälschlicherweise für eine E-Rechnung gehalten.
- Die Pflicht zum Empfang und die Pflicht zur Ausstellung werden verwechselt.
- Übergangsfristen werden nicht berücksichtigt.
- Kleinunternehmer gehen davon aus, dass sie auch keine E-Rechnungen empfangen müssen.
- strukturierte Rechnungsdaten werden nach dem Empfang nicht ordnungsgemäß aufbewahrt.
- bestehende Rechnungsprogramme werden nicht rechtzeitig auf ihre E-Rechnungsfähigkeit geprüft.
Checkliste: Sind Sie auf die E-Rechnung vorbereitet?
- Kann Ihr Unternehmen E-Rechnungen empfangen?
- Kann Ihre Software XRechnung oder ZUGFeRD lesen?
- Können Sie selbst strukturierte E-Rechnungen erstellen?
- Kennen Sie die für Ihr Unternehmen geltende Übergangsfrist?
- Wissen Sie, ob für Ihre Umsätze Ausnahmen gelten?
- Ist die elektronische Aufbewahrung geregelt?
- Können E-Rechnungen direkt mit Ihrer Buchhaltung verbunden werden?
Wer diese Fragen beantworten kann, ist bereits deutlich besser auf die weitere Umstellung vorbereitet.
Fazit: E-Rechnung wird für Selbstständige zum neuen Standard
Die E-Rechnung ist keine kurzfristige technische Besonderheit, sondern ein grundlegender Wandel in der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen.
Seit Anfang 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten noch Übergangsfristen, sodass insbesondere kleinere Unternehmen nicht von heute auf morgen sämtliche Rechnungen umstellen mussten.
Langfristig werden strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD jedoch zum normalen Bestandteil des B2B-Rechnungsverkehrs.
Für Selbstständige bietet sich deshalb die Möglichkeit, nicht nur die gesetzliche Pflicht zu erfüllen, sondern gleichzeitig den eigenen Rechnungsprozess zu modernisieren.
sevdesk kann dabei helfen, E-Rechnungen direkt in die vorhandene Rechnungsstellung und – je nach Tarif – in weitere Buchhaltungsprozesse zu integrieren. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, XML-Dateien manuell zu erstellen oder Rechnungsdaten zwischen mehreren einzelnen Programmen zu übertragen.
Welche Lösung sinnvoll ist, hängt letztlich davon ab, ob lediglich E-Rechnungen erstellt werden sollen oder ob auch Belege, Banking und laufende Buchhaltung digital organisiert werden sollen.
Häufige Fragen zur E-Rechnung für Selbstständige
Müssen Selbstständige 2026 bereits E-Rechnungen schreiben?
Nicht in jedem Fall. Für die Ausstellung gelten noch Übergangsregelungen. In den Jahren 2025 und 2026 können Rechnungsaussteller bei betroffenen Umsätzen grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Danach gelten weitere Übergangsregeln, insbesondere für kleinere Unternehmen.
Müssen Selbstständige E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung im Sinne der seit 2025 geltenden Definition, weil ihr die erforderliche strukturierte Datenbasis fehlt.
Welche E-Rechnungsformate sind üblich?
In Deutschland gehören XRechnung und ZUGFeRD zu den wichtigsten Formaten. XRechnung basiert auf strukturierten XML-Daten. ZUGFeRD verbindet eine PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Für Leistungen von Kleinunternehmern besteht eine Ausnahme von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Kleinunternehmer müssen jedoch grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Kann sevdesk XRechnung und ZUGFeRD erstellen?
Ja. sevdesk unterstützt die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD.
Brauche ich für E-Rechnungen sevdesk Buchhaltung Pro?
Nein. Die E-Rechnungsfunktion ist nicht auf Buchhaltung Pro beschränkt. Welche Tarifstufe sinnvoll ist, hängt davon ab, welche weiteren Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen benötigt werden.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Übersicht und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.
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