Was ist eine E-Rechnung? Einfach erklärt für Selbstständige

Rechnungen werden schon seit vielen Jahren per E-Mail verschickt. Trotzdem ist nicht jede digital versendete Rechnung automatisch eine E-Rechnung. Eine gewöhnliche PDF-Datei kann zwar am Bildschirm gelesen werden, enthält aber nicht zwingend die strukturierten Daten, die für eine automatische elektronische Verarbeitung erforderlich sind.

Für Selbstständige und Unternehmen wird die E-Rechnung zunehmend zum festen Bestandteil des Geschäftsalltags. Wer Rechnungen an andere Unternehmen stellt oder Eingangsrechnungen verarbeitet, sollte deshalb wissen, was sich hinter dem Begriff verbirgt und wie sich die neuen Abläufe praktisch umsetzen lassen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Das Format muss so aufgebaut sein, dass eine geeignete Software die enthaltenen Rechnungsdaten elektronisch auslesen und weiterverarbeiten kann.

Zu diesen Daten gehören beispielsweise:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
• Beschreibung der gelieferten Waren oder Leistungen
• Nettobetrag
• Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag
• Gesamtbetrag
• Zahlungsbedingungen
• Bankverbindung

Die entscheidende Eigenschaft ist die Maschinenlesbarkeit. Die Angaben werden nicht nur sichtbar dargestellt, sondern zusätzlich in einer technisch strukturierten Form gespeichert.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Eine gewöhnliche PDF-Rechnung gilt grundsätzlich nicht als strukturierte E-Rechnung. Sie zeigt die Rechnungsangaben zwar digital an, kann aber häufig nur wie ein Bild oder ein elektronisches Blatt Papier gelesen werden.

Damit die Daten automatisiert weiterverarbeitet werden können, müssten sie entweder manuell eingegeben oder über eine Texterkennung ausgelesen werden. Bei einer strukturierten E-Rechnung sind die Informationen dagegen bereits in festgelegten Datenfeldern enthalten.

Eine PDF-Datei kann allerdings Bestandteil eines hybriden Rechnungsformats sein. In diesem Fall enthält die Datei neben der sichtbaren Darstellung zusätzlich einen eingebetteten maschinenlesbaren Datensatz.

Welche E-Rechnungsformate gibt es?

In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:

XRechnung

Die XRechnung besteht aus einem strukturierten Datensatz. Sie ist für die automatische elektronische Verarbeitung ausgelegt und wird unter anderem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet.

Da die Datei keine klassische gestaltete Rechnung enthalten muss, ist sie für Menschen ohne geeignete Software weniger komfortabel zu lesen.

ZUGFeRD

ZUGFeRD verbindet eine sichtbare PDF-Darstellung mit einem eingebetteten strukturierten Datensatz. Der Empfänger kann die Rechnung wie eine normale PDF-Datei öffnen, während eine geeignete Buchhaltungssoftware gleichzeitig die enthaltenen Daten ausliest.

Das hybride Format verbindet damit die Lesbarkeit für Menschen mit der automatischen Verarbeitung durch Software.

Warum wird die E-Rechnung eingeführt?

Die E-Rechnung soll Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse stärker digitalisieren. Strukturierte Daten lassen sich schneller verarbeiten als Informationen, die aus Papierdokumenten oder einfachen PDF-Dateien manuell übernommen werden müssen.

Für Unternehmen können sich daraus mehrere Vorteile ergeben:

• weniger manuelle Dateneingabe
• schnellere Verarbeitung eingehender Rechnungen
• weniger Übertragungsfehler
• leichtere Zuordnung zu Zahlungen und Belegen
• automatisierte Prüfungen
• übersichtlichere digitale Ablage
• einfacherer Datenaustausch mit dem Steuerberater

Langfristig sollen Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr und Buchhaltung stärker miteinander verbunden werden.

Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regeln für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Unternehmen müssen seit diesem Zeitpunkt grundsätzlich technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und ordnungsgemäß zu verarbeiten.

Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen. Dadurch dürfen Unternehmen abhängig vom Zeitraum und von bestimmten Voraussetzungen vorübergehend noch andere Rechnungsformen verwenden.

Selbstständige sollten diese Übergangszeit nicht als Grund verstehen, das Thema aufzuschieben. Sinnvoller ist es, den eigenen Rechnungsablauf frühzeitig auf geeignete Software und strukturierte Formate umzustellen.

Für welche Rechnungen gelten die neuen Regeln?

Die Regelungen betreffen grundsätzlich bestimmte Umsätze zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind. Häufig wird dafür die Abkürzung B2B verwendet, also „Business to Business“.

Rechnungen an private Endverbraucher fallen grundsätzlich nicht unter dieselbe Verpflichtung. Auch für bestimmte Geschäftsvorgänge und Rechnungsarten können Ausnahmen oder Sonderregelungen gelten.

Bei Unsicherheiten zur eigenen steuerlichen Situation sollte die konkrete Anwendung mit einem Steuerberater geklärt werden.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Auch Kleinunternehmer sollten darauf vorbereitet sein, eingehende E-Rechnungen empfangen, lesen und ordnungsgemäß aufbewahren zu können.

Die Kleinunternehmerregelung betrifft in erster Linie die umsatzsteuerliche Behandlung. Sie bedeutet nicht automatisch, dass sich ein Unternehmen grundsätzlich nicht mit elektronischen Rechnungsformaten befassen muss.

Gerade für kleine Betriebe ist eine frühzeitige technische Vorbereitung sinnvoll, weil Geschäftskunden und Lieferanten zunehmend strukturierte Rechnungen verwenden werden.

Wie empfängt man eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung kann beispielsweise per E-Mail, über ein Kundenportal oder über einen dafür vorgesehenen elektronischen Übertragungsweg eingehen.

Entscheidend ist, dass das Unternehmen:

• die Datei empfangen kann
• das verwendete Format lesen kann
• die Rechnungsangaben prüfen kann
• die Datei elektronisch weiterverarbeiten kann
• das Originalformat ordnungsgemäß aufbewahrt

Ein gewöhnliches E-Mail-Postfach kann für den Empfang grundsätzlich ausreichen. Für die komfortable Prüfung und Verarbeitung wird jedoch eine geeignete Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware benötigt.

Wie erstellt man eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung sollte nicht von Hand als XML-Datei geschrieben werden. Eine geeignete Software erzeugt den strukturierten Datensatz auf Grundlage der eingegebenen Rechnungsinformationen.

Der Ablauf sieht typischerweise so aus:

1. Kunden auswählen oder neu anlegen
2. Leistungen oder Produkte erfassen
3. Preise und Steuersätze eintragen
4. Rechnungs- und Leistungsdatum ergänzen
5. Zahlungsbedingungen festlegen
6. Rechnungsdaten kontrollieren
7. geeignetes E-Rechnungsformat erzeugen
8. Rechnung elektronisch versenden

Die technische Struktur wird von der Software im Hintergrund erstellt. Der Nutzer konzentriert sich auf die vollständigen und richtigen Rechnungsangaben.

Welche Angaben muss eine E-Rechnung enthalten?

Eine E-Rechnung muss grundsätzlich dieselben steuerlich erforderlichen Angaben enthalten wie eine andere ordnungsgemäße Rechnung. Das elektronische Format ändert nicht die inhaltlichen Anforderungen.

Zu den wichtigen Angaben gehören unter anderem:

• vollständige Namen und Anschriften
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum
• Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
• Art und Umfang der Leistung
• Entgelt
• Steuersatz
• Umsatzsteuerbetrag
• gegebenenfalls Hinweise auf Steuerbefreiungen oder Sonderregelungen

Fehlende oder falsche Angaben werden nicht allein dadurch richtig, dass die Rechnung in einem elektronischen Format erstellt wurde.

Wie wird eine E-Rechnung geprüft?

Auch automatisiert eingelesene Rechnungen sollten kontrolliert werden. Eine Software kann technische Prüfungen durchführen und Datenfelder erkennen, aber nicht jeden geschäftlichen oder steuerlichen Sachverhalt vollständig beurteilen.

Geprüft werden sollten insbesondere:

• Identität des Rechnungsstellers
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Leistungsbeschreibung
• Leistungszeitraum
• Beträge und Steuersätze
• Bankverbindung
• Übereinstimmung mit Auftrag oder Lieferung
• mögliche doppelte Rechnungen

Erst nach dieser Kontrolle sollte die Rechnung für Zahlung und Buchhaltung freigegeben werden.

Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Eine E-Rechnung sollte in dem elektronischen Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurde. Ein Ausdruck allein reicht für eine ordnungsgemäße digitale Archivierung nicht aus.

Die Ablage sollte gewährleisten, dass die Rechnung während der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer:

• vollständig erhalten bleibt
• auffindbar ist
• lesbar gemacht werden kann
• nachvollziehbar gespeichert wird
• nicht unbemerkt verändert werden kann

Eine geeignete Buchhaltungssoftware kann die digitale Speicherung und Zuordnung zu Geschäftsvorgängen erleichtern.

Welche Vorteile bietet eine E-Rechnung für Selbstständige?

Die Umstellung wirkt zunächst wie eine zusätzliche Pflicht. Im täglichen Arbeitsablauf kann sie jedoch deutliche Vorteile bringen.

• Rechnungsdaten müssen seltener manuell übertragen werden.
• Eingangsrechnungen lassen sich schneller erfassen.
• Zahlungen können leichter zugeordnet werden.
• Offene Rechnungen bleiben besser im Blick.
• Belege und Buchungen lassen sich zentral verbinden.
• Der Steuerberater erhält strukturiertere Daten.
• Fehler durch mehrfaches Abtippen können reduziert werden.

Der größte Nutzen entsteht, wenn E-Rechnung, Banking, Belegverwaltung und Buchhaltung in einem gemeinsamen System arbeiten.

Welche Schwierigkeiten können bei der Umstellung entstehen?

Gerade zu Beginn müssen Unternehmen ihre bisherigen Abläufe überprüfen und möglicherweise anpassen.

Typische Herausforderungen sind:

• Auswahl einer geeigneten Software
• Einrichtung vollständiger Unternehmens- und Kundendaten
• Abstimmung des benötigten Rechnungsformats
• Schulung der beteiligten Personen
• Einrichtung einer digitalen Ablage
• Kontrolle importierter Rechnungsdaten
• Abstimmung mit dem Steuerberater

Eine schrittweise Einführung ist häufig einfacher als eine kurzfristige Umstellung unter Zeitdruck.

Wie können sich Selbstständige vorbereiten?

Für die Vorbereitung empfiehlt sich ein kurzer Check des bisherigen Rechnungsprozesses:

1. Prüfen, ob die vorhandene Software E-Rechnungen unterstützt.
2. Festlegen, über welchen Weg Rechnungen empfangen werden.
3. Geeignete Formate für ausgehende Rechnungen auswählen.
4. Kunden- und Unternehmensdaten vervollständigen.
5. Digitale Ablage und Aufbewahrung einrichten.
6. Testrechnungen erstellen und einlesen.
7. Den Ablauf mit dem Steuerberater abstimmen.

Wer diese Schritte frühzeitig erledigt, kann die E-Rechnung später als normalen Bestandteil der Buchhaltung nutzen.

E-Rechnungen mit Lexware Office verwalten

Lexware Office verbindet die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen mit weiteren kaufmännischen Funktionen. Dazu gehören unter anderem Rechnungsstellung, Belegverwaltung, Banking, Zahlungsabgleich und Buchhaltung.

Ausgehende E-Rechnungen können auf Grundlage gespeicherter Kunden- und Leistungsdaten erstellt werden. Eingehende Rechnungen lassen sich digital übernehmen, prüfen und mit Zahlungen oder Buchungsvorgängen verbinden.

Dadurch bleibt die E-Rechnung nicht nur eine Datei im E-Mail-Postfach, sondern wird Bestandteil eines durchgängigen Rechnungs- und Buchhaltungsprozesses.

Fazit: Die E-Rechnung wird Teil des normalen Geschäftsalltags

Eine E-Rechnung ist mehr als eine per E-Mail verschickte PDF-Datei. Sie enthält strukturierte Daten, die von einer geeigneten Software automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden können.

Für Selbstständige bedeutet die Umstellung zunächst organisatorischen Aufwand. Gleichzeitig bietet die E-Rechnung die Möglichkeit, Rechnungsstellung, Belegverwaltung, Banking und Buchhaltung stärker zu automatisieren.

Wer eine geeignete Software einsetzt und die eigenen Abläufe rechtzeitig vorbereitet, kann die neuen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig den manuellen Verwaltungsaufwand reduzieren.

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